FAQ Calendrier

Conseils de base sur Exchange | Partager son calendrier | Afficher un calendrier partagé | Créer une invitation | Evénements corrompus dans le calendrier
 

Conseils de base sur Exchange

  • owa.unil.ch, "Microsoft Outlook" sur Windows et "Calendrier" sur Mac sont les seules applications supportées par le Ci en ce qui concerne l'agenda Exchange.
  • N'utiliser qu'un seul calendrier personnel, celui nommé "Calendrier", pour y saisir ses événements.
  • Si un événement est considéré comme privé, utiliser la case à cocher "Privé" disponible lors de la saisie de l'événement
  • Ne pas afficher plus de 5 calendriers partagés dans l'application utilisée

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Partager son calendrier

1. Choisir le type de partage adéquat
Type de droits Utilisation Nom du partage sur Exchange

Lecture

Permet à la personne bénéficiaire du partage de lire les rendez-vous du calendrier partagé. Aucune saisie n'est possible.

Tous les détails

Lecture + écriture

Permet à la personne bénéficiaire du partage de lire et de saisir des rendez-vous dans le calendrier partagé.

A utiliser avec précaution, toute personne disposant de ce droit peut supprimer n’importe quel événement du calendrier sans que son titulaire principal n’en soit prévenu !

Editeur

Contrôle total

Permet à la personne bénéficiaire du partage un total contrôle du calendrier partagé (lecture et saisie des événements, réponse aux invitations, envoi d'invitations)

N’utiliser que dans un seul et unique cas de figure : la délégation complète de la gestion d’un calendrier d’un directeur à son ou sa secrétaire personnel(le).

Délégué

NB: L'utilisateur remarquera probablement que deux types de partage sont encore disponibles sur Exchange, soit "Disponibilité uniquement" et "Détails limités". L'utilisation de ces deux types de partages n'est pas recommandée car ils ne sont pas gérés par les applications des ordinateurs Mac, majoritaires à l'UNIL.

2. Partager son calendrier

1. Se connecter sur https://owa.unil.ch avec ses identifiants UNIL

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2. Cliquer sur Calendrier

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3. Faire un clic-droit sur le calendrier "Calendrier" et cliquer ensuite sur "Partager le calendrier"

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4. Taper l'adresse de la personne avec qui on souhaite partager son calendrier. Si elle n'apparaît pas automatiquement, cliquer sur "Rechercher dans les contacts et l'annuaire"

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5. Sélectionner le type de partage souhaité (recommandé: "Tous les détails")

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6. (Optionnel) Une fois le partage choisi, modifier si on le souhaite l'objet du message que le bénéficiaire du partage recevra

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7. Cliquer sur "Envoyer"

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8. La personne bénéficiaire du partage recevra alors un mail type, lui indiquant que vous avez partagé votre calendrier avec elle.

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3. (optionnel) Vérifier les partages de son calendrier

1. Faire un clic-droit sur Calendrier et cliquer sur "Autorisations"

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2. La liste des partages apparaît alors

partage_owa_10.png

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Afficher un calendrier partagé

Web (owa.unil.ch)

1. Se connecter sur https://owa.unil.ch avec ses identifiants UNIL

partage_owa_01.png

 

2. Cliquer sur Calendrier

partage_owa_02.png

 

3. Faire un clic-droit sur la mention "AUTRES CALENDRIERS" et cliquer ensuite sur "Ouvrir le calendrier"

afficher_cal_owa_01.png

 

4. Taper le nom de la personne qui a partagé son calendrier.
NB: Dans le cas d'un calendrier de groupe (créé sur demande par le Ci), il est nécessaire de précéder le nom du calendrier de la mention "cal." (exemple: cal.calendrier_de_groupe).

afficher_cal_owa_02.png

 

5. Cliquer sur ”Ouvrir"

afficher_cal_owa_03.png

 

6. Le calendrier apparaît alors sous la rubrique "AUTRES CALENDRIERS". Dans l'exemple ci-dessous, le calendrier partagé par helptest est en vert.

afficher_cal_owa_04.png

6'. L'exemple ci-dessous montre le rendu d'un événement défini comme privé par l'utilisateur helptest dans son calendrier partagé. Seule la mention "Rendez-vous privé" est visible pour les bénéficiaires du partage.

afficher_cal_owa_05.png

 

Windows

1. Ouvrir le logiciel Microsoft Outlook

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2. Cliquer sur Calendrier

afficher_cal_windows_02.png

 

3. Cliquer sur "Ouvrir le calendrier", puis sur "A partir du carnet d'adresses..."

afficher_cal_windows_03.png

 

4. Taper le nom de la personne qui a partagé son calendrier, la sélectionner dans la liste, cliquer sur "Calendrier ->" puis sur OK.
NB: Dans le cas d'un calendrier de groupe (créé sur demande par le Ci), il est nécessaire de précéder le nom du calendrier de la mention "cal." (exemple: cal.calendrier_de_groupe).

afficher_cal_windows_04.png

 

5. Le calendrier apparaît alors sous la rubrique "Calendriers partagés". Dans l'exemple ci-dessous, le calendrier partagé par helptest est en vert.

afficher_cal_windows_05.png

 

5'. L'exemple ci-dessous montre le rendu d'un événement défini comme privé par l'utilisateur helptest dans son calendrier partagé. Seule la mention "Rendez-vous privé" est visible pour les bénéficiaires du partage.

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Mac

1. Ouvrir le logiciel Calendrier

afficher_cal_mail_01.png

 

2. (Optionnel) Cliquer sur "Calendriers" pour afficher la liste des calendriers

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3. Cliquer sur le menu "Calendrier", puis sur "Préférences"

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4. Cliquer sur "Comptes", puis sur "Exchange", puis sur "Délégation".

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5. Cliquer sur "+", puis taper le nom de la personne qui a partagé son calendrier. La sélectionner dans la liste qui s'affiche.
NB: Dans le cas d'un calendrier de groupe (créé sur demande par le Ci), il est nécessaire de précéder le nom du calendrier de la mention "cal." (exemple: cal.calendrier_de_groupe).

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6. Cocher la case "Afficher" et fermer la fenêtre

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7. Le calendrier apparaît alors sous la rubrique "Délégués". Dans l'exemple ci-dessous, le calendrier partagé par helptest est en bleu.

afficher_cal_mail_07.png

 

7'. L'exemple ci-dessous montre le rendu d'un événement défini comme privé par l'utilisateur helptest dans son calendrier partagé. Seule la mention "Evénement privé" est visible pour les bénéficiaires du partage.

afficher_cal_mail_08.png

 

NB: L'affichage des événements privés d'un calendrier partagé ne fonctionne pas sur le système MacOS Sierra (10.12.x). Il est fonctionnel sur le système El Capitan (10.11.x)

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Créer une invitation

(IMPORTANT) Avant toute chose

La rubrique "Créer une invitation" explique comment créer une invitation à un rendez-vous en utilisant l'outil de calcul de disponibilité du serveur Microsoft Exchange de l'UNIL. Merci de faire attention aux bonnes pratiques suivantes:

  • Toute personne ne renseigne pas forcément tous ses rendez-vous dans son Calendrier Exchange. Il se peut donc qu'une personne réponde négativement à une invitation quand bien même l'outil de disponibilité indique qu'elle est disponible à la date proposée.
  • Si vous souhaitez inviter plus de 2 personnes à un rendez-vous, l'utilisation d'un outil de planification (type Doodle) est vivement recommandée avant d'envoyer une invitation, afin de définir une date pertinente de rendez-vous.
  • Si vous souhaitez inviter une ou deux personnes à un rendez-vous, l'utilisation d'un outil de planification n'est pas forcément nécessaire.
Web (owa.unil.ch)

1. Se connecter sur https://owa.unil.ch avec ses identifiants UNIL

partage_owa_01.png

 

2. Cliquer sur Calendrier

partage_owa_02.png

3. Cliquer sur "Créer un événement"

invitation_owa_01.png

 

4. Ajouter le nom de l'événement, l'emplacement (si disponible), le ou les participants, choisir une date et ajouter des notes (si souhaité).

invitation_owa_02.png

 

5. (optionnel) Cliquer sur "Assistant de planification" pour vérifier les disponibilités

invitation_owa_ZZ.png

 

6. (optionnel) Vérifier la disponibilité du ou des participants et modifier l'heure et/ou la date en fonction du résultat

invitation_owa_03.png

 

7. Cliquer sur Envoyer

invitation_owa_04.png

 

Windows

1. Ouvrir le logiciel Microsoft Outlook

afficher_cal_windows_01.png

 

2. Cliquer sur Calendrier

afficher_cal_windows_02.png

 

3. Cliquer sur "Nouvelle réunion"

invitation_outlook_01.png

 

4. Ajouter le nom de l'événement, l'emplacement (si disponible), le ou les participants, choisir une date et ajouter des notes (si souhaité).

invitation_outlook_02.png

 

5. (optionnel) Cliquer sur "Assistant de planification" et vérifier la disponibilité du ou des participants et modifier l'heure et/ou la date en fonction du résultat

invitation_outlook_03.png

 

6. Cliquer sur Envoyer

invitation_outlook_04.png

Mac

1. Ouvrir le logiciel Calendrier

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2. Créer un événement par un simple double clic à la date souhaitée. Saisir le nom de l'événement et la date et l'heure.

invitation_calendrier_02.png

 

3. Dans le champ "Ajouter des invités", saisir le nom de la ou des personnes invitée(s).

invitation_calendrier_03.png

 

4. (optionnel) Cliquer sur "Vérifier la disponibilité".

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5. (optionnel) Vérifier la disponibilité du ou des participants et modifier l'heure et/ou la date en fonction du résultat. Cliquer sur "horaire disponible suivant" pour laisser le système de calcul vous indiquer la prochaine date à laquelle tous les participants sont disponibles.

invitation_calendrier_05.png

 

6. Cliquer sur "Envoyer"

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MG | Mai 2017

Evénements corrompus dans le calendrier

Vérifier depuis Calendrier (Mac)

Si vous trouvez un calendrier appelé Doublons_calendrier_A_VERIFIER, c'est que notre système a constaté des événements corrompus dans votre calendrier Exchange. Ces événements peuvent poser problème lors du partage de votre calendrier avec d'autres utilisateurs: la synchronisation se bloque sur ses événements.

Nous avons déplacé les événements problématiques dans un calendrier séparé, appelé Doublons_calendrier_A_VERIFIER. Nous vous invitons à passer en revue ce calendrier afin de vous assurer que rien d'important n'ait été déplacé.

Afin d'effectuer ce contrôle le plus rapidement possible, vous pouvez :

  1. Sélectionner uniquement le calendrier Doublons_calendrier_A_VERIFIER
    CalendarModeList1.png
  2. Rechercher avec 2 guillemets "" qui permettent d'afficher la liste de tous les événements du calendrier
  3. Contrôler et recréer les événements importants dans le calendrier principal
    CalendarModeList.png


Une fois votre vérification terminée, vous pouvez effacer le calendrier Doublons_calendrier_A_VERIFIER en faisant un clic droit et Supprimer.

doublons_calendar_del.png

Vérifier depuis Outlook (Windows)

Si vous trouvez un calendrier appelé Doublons_calendrier_A_VERIFIER, c'est que notre système a constaté des événements corrompus dans votre calendrier Exchange. Ces événements peuvent poser problème lors du partage de votre calendrier avec d'autres utilisateurs: la synchronisation se bloque sur ses événements.

Nous avons déplacé les événements problématiques dans un calendrier séparé, appelé Doublons_calendrier_A_VERIFIER. Nous vous invitons à passer en revue ce calendrier afin de vous assurer que rien d'important n'ait été déplacé.

Afin d'effectuer ce contrôle le plus rapidement possible, vous pouvez :

  1. Sélectionner uniquement le calendrier Doublons_calendrier_A_VERIFIER
  2. Appuyer sur le bouton Changer l'affichage et choisir Liste
    outlookModeList1.png
  3. Contrôler et recréer les événements importants dans le calendrier principal
    outlookModeList2.png


Une fois terminé, vous pouvez ensuite effacer le calendrier Doublons_calendrier_A_VERIFIER en faisant clic droit et Supprimer le calendrier.

doublons_outlook_del.png

Vérifier depuis OWA (web)

Si vous trouvez un calendrier appelé Doublons_calendrier_A_VERIFIER, c'est que notre système a constaté des événements corrompus dans votre calendrier Exchange. Ces événements peuvent poser problème lors du partage de votre calendrier avec d'autres utilisateurs: la synchronisation se bloque sur ses événements.

Nous avons déplacé les événements problématiques dans un calendrier séparé, appelé Doublons_calendrier_A_VERIFIER: pour le voir, loguez-vous sur https://owa.unil.ch et cliquez sur l'onglet Calendrier.

capture1_visualiser.png


Nous vous invitons à passer en revue ce calendrier afin de vous assurer que rien d'important n'ait été déplacé et d'éventuellement recréer les événements dans votre calendrier principal. Vous pouvez ensuite effacer le calendrier Doublons_calendrier_A_VERIFIER en faisant clic droit et Supprimer.

doublons_owa_del.png

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