Offre et conditions pour ouverture d'un site web

Chaque unité institutionnelle de l'UNIL (faculté, département, service, laboratoire, centre, etc.) peut disposer de son propre site web. Pour certains cas, comme par exemple les conférences, les projets ou les groupes de recherche, il vaut la peine de se poser la question de savoir s'il vaut mieux ouvrir un nouveau site ou inclure l'information dans un site déjà existant.

La création d'un site représente une charge de travail plus importante que la solution qui consiste à ajouter l'information sur un site déjà existant, et de plus elle implique des délais.

La réponse à la question la question de savoir s'il vaut mieux ouvrir un site distinct ou inclure l'information dans un site existant peut varier de cas en cas, entre autres selon les pratiques en cours dans votre faculté ou la portée de l'événement. Exemples:

• Pour une conférence d'importance internationale impliquant soumission d'abstracts et/ou paiement en ligne des inscriptions, un site distinct est recommandé.
• Pour une conférence locale avec une gestion plus légère, le programme et le formulaire d'inscription peuvent figurer sur le site de l'institut qui l'organise.
• Garder à l'esprit que les sites de conférences ou projets sont temporaires, et qu'à leur fermeture il faudra en migrer le contenu sur un autre site s'il doit être conservé => il est parfois plus indiqué de présenter l'événement ou la conférence directement sur le site de l'institut.
• Dans certaines facultés, tous les masters sont décrits en détail sur le site de la faculté, alors que dans d'autres facultés chaque master fait l'objet d'un site distinct.

Le Ci pourra vous conseiller sur la solution la mieux adaptée à votre cas.

L'offre d'hébergement d'un site web sur les serveurs du Ci diffère de celle des hébergeurs web commerciaux sur un certain nombre de points. Elle est assortie de certaines limitations et restrictions.

1. Nécessité de disposer d'un compte informatique UNIL pour pouvoir éditer le site

Seules les personnes faisant actuellement partie de la communauté UNIL (=collaborateurs ou étudiants UNIL) peuvent éditer les sites hébergés sur nos serveurs.

2. Acceptation des demandes d'ouverture de site par le Ci

Le Ci se réserve le droit de refuser les demandes d'ouvertures de sites qu'il estime ne pouvoir rattacher à aucune des catégories admises (cf. tableau "quel outil pour quel usage"), ou de les modifier s'il l'estime nécessaire, par exemple choix du nom du site ou du type d'hébergement (Jahia/ WordPress) à utiliser.

La politique du Ci est de viser à contrôler  le nombre d'ouverture de nouveaux sites, de manière à limiter la dispersion de l'information et les coûts associés aux sites. Dans ce but, le Ci peut demander dans certains cas qu'un contenu soit ajouté à un site existant plutôt que de faire l'objet d'un nouveau site distinct. Nous appliquons notamment les restrictions suivantes :

• Un enseignement ou un cours ne peut pas faire l'objet d'un site à lui seul. Les informations y relatives doivent figurer dans les outils prévus à cet effet (MyUNIL, Moodle) ou sur le site de l'unité organisatrice. Seule exception : entrée en matière possible pour les blogs liés à des enseignements avec participation rédactionnelle collective des étudiants.
• Nous n'ouvrons pas de sites pour les cas suivants: associations d'alumni, publications de monographies, concours (sauf si organisé par la Direction), conférences et événements internes à l'UNIL (la portée doit être régionale, nationale ou internationale), entités externes à l'UNIL (sauf si convention de partenariat informatique avec l'UNIL).
• Les sites de jubilés sont limités aux cas suivants : uniquement pour les facultés et la Direction, pour les multiples de 10 ou 25 ans.

3. Sites temporaires

Les sites de conférences, événements, cours d'été, expositions (qui doivent être organisés par l'UNIL), projets scientifiques, etc. ont un caractère temporaire et sont supprimés de nos serveurs 24 mois après la fin de l'événement ou du projet. Exception: le site n'est pas supprimé dans les cas où l'UNIL organise la conférence ou l'événement de manière régulière, chaque année ou tous les 2 ans. De plus aucun site ne peut être ouvert après coup pour un événement déjà passé.

4. Nécessité d'avoir un contenu et de le mettre à jour régulièrement

Tout site web hébergé sur nos serveurs génère des coûts techniques et administratifs, ceci même s'il n'a pas de contenu ou que son contenu n'est pas actualisé régulièrement. Signalons également le fait que l'absence de contenu d'un site web (ou sa non actualisation) a un impact négatif sur le classement global des sites de notre institution par les moteurs de recherche. Par conséquent, si nous constatons qu'un site web hébergé sur nos serveurs ne propose aucun contenu ou n'est plus mis à jour sur une base régulière, nous contacterons ses responsables en vue de sa suppression éventuelle.

5. Sites personnels pour collaborateurs UNIL

Ces sites sont destinés à décrire les activités d'enseignement et recherche en complément aux outils institutionnels Unisciences et Serval. Une ouverture de site personnel ne peut être faite que pour une personne dont le contrat de travail UNIL va durer au minimum deux ans à partir de la date de la demande d'ouverture. Le site est supprimé dès lors que la personne ne dispose plus d'un compte utilisateur UNIL, cf. point 1. L'adresse d'un site personnel a toujours la forme suivante: people.unil.ch/prenomnom.

6. Noms de domaines: redirections uniquement

Tous les sites hébergés sur nos serveurs sont dans le domaine unil.ch. Si vous devez utiliser un nom de domaine autre que unil.ch pour vos opérations de communication, il vous est possible d'en acheter un à vos frais et d'établir une redirection automatique vers votre site hébergé à l'UNIL, dont l'adresse restera toujours de type www.unil.ch/...

7. Limitations pour modèles graphiques, composants, extensions, codage, transfert de fichiers

Les serveurs Jahia et WordPress sur lesquels nous hébergeons vos sites constituent une infrastructure de production et non de développement. Aucune installation d'élément supplémentaire (template, thème, module, extension, script etc. que vous aurez acheté, téléchargé ou codé) n'est posssible. Seuls les templates et composants disponibles sur nos serveurs sont disponibles pour créer et gérer vos sites. Aucun accès FTP ou SFTP à ces serveurs n'est possible.

• Pour les sites Jahia:
  Seul le modèle "ligne graphique UNIL" est disponible, avec quelques variantes pour les sites interinstitutionnels et hôtes. Tous les sites disposent du même ensemble de composants: par exemple insertion d'une vidéo, galerie d'image, liste des publications, etc. L'insertion de code source est restreint à quelques fonctionnalités simples de HTML, Javascript ou CSS dans les pages (sans support du Ci).
• Pour les sites WordPress:
  Pour des raisons de stabilité, sécurité et performance de nos serveurs, nous mettons à disposition un nombre limité de thèmes et d'extensions. Vous n'avez pas la possibilité d'en télécharger d'autres, ni d'éditer ou modifier ceux qui sont fournis. De plus, nous ne pouvons fournir aucune garantie dans le long terme de fonctionnement ou de disponibilité des thèmes et extensions mis à disposition: quand ils ne sont plus mis à jour ou représentent un risque de sécurité, nous les retirons de nos serveurs. L'insertion de code source est restreint à quelques fonctionnalités simples de HTML dans les pages et CSS dans l'interface de personnalisation de WordPress (sans support du Ci). Aucun ajout de code HTML avancé, Javascript ou PHP n'est possible.

8. Pas d'importation de site existant

Les sites doivent impérativement être réalisés directement sur l’espace d’hébergement mis à disposition sur nos serveurs. Nous ne procédons à aucune importation de site ou de contenu.

Plus d'informations sur notre wiki de documentation.

Selon la complexité du site, les délais pour suivre le cours et les ressources investies, le temps nécessaire pour l'ensemble de ces étapes peut varier de quelques semaines à quelques mois.

Demander au Ci l'ouverture du site

La demande s'effectue au moyen d'un formulaire de demande, voir en bas de page.

Se former en venant suivre le cours Jahia ou WordPress

Le Ci organise régulièrement des cours Jahia et cours WordPress, d'une durée de 3h30 chacun.
La participation à ces cours est:

• obligatoire pour ouvrir ou éditer un site Jahia
• vivement recommandée pour ouvrir ou éditer un site WordPress.

Il y a souvent un délai d'attente de quelques semaines pour pouvoir les suivre => pensez à vous y inscrire assez tôt avant d'avoir à travailler sur votre site.

Créer soi-même son site

Aussi bien pendant la phase de création du site que par la suite, le helpdesk du Ci est à disposition en cas de question ou de problème.

Les outils mis à disposition pour la réalisation de ces sites sont 2 systèmes de gestion de sites web: Jahia ou WordPress selon le type de site à réaliser.

La demande d'ouverture de site doit être faite en ligne (via les liens ci-dessous) par le responsable technique du site (= éditeur principal ) qui sera aussi la personne de contact avec le Ci.

A l'exception des sites web personnels, ce formulaire suivra, avant de parvenir au Ci, le processus automatique de validation suivant:

1. le/la responsable éditorial-e du site (responsable du contenu du site) à mentionner dans le formulaire
2. le/la validateur-trice au niveau faculté ou service (personne pré-désignée au sein de la faculté ou service) déjà pré-rempli dans le formulaire.

Il faut donc prévoir un certain délai pour le traitement de votre demande d'ouverture. Vous serez informé par mail à chaque étape de l'avancement de votre demande.

En parallèle, n'oubliez pas de vous inscrire assez tôt au cours Jahia si vous ne l'avez pas déjà suivi.

Formulaire de demande d'ouverture de site web Jahia

Formulaire de demande d'ouverture de site web WordPress

Formulaire de demande d'ouverture de site web personnel