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Application de gestion de congrès

Fonctionnalités | Mise en oeuvre | Site web | Documentation
 

Le Centre informatique met à disposition des unités de l'UNIL, responsables de l'organisation d'un congrès en son sein, une application web d'aide à la gestion d'un tel événement.

Fonctionnalités

L'application est organisée en deux modules.

Le module public s'adresse aux participants; il permet:

  • l'inscription en ligne
  • la soumission des résumés (abstracts) en texte libre ou via un document téléchargé
  • l'accès à un espace personnel authentifié permettant la modification des données personnelles et des résumés soumis
  • le paiement en ligne
  • l'accès à différentes listes (participants et résumés) et programme

Le module secrétariat (authentifié) s'adresse aux organisateurs; il permet:

  • la gestion des inscriptions
  • la modification des données des participants
  • la création du programme (sessions et affectation des résumés à celles-ci)
  • la consultation de statistiques
  • l'utilisation de listes e-mail (participants, auteurs, présentateurs)
  • la sélection des résumés
  • l'exportation des données du congrès en formats PDF, Excel, XML et RTF
  • la génération du livre des résumés (proceedings)
  • la génération des badges
  • la géolocalisation des participants
  • l'exportation du calendrier du programme

L'application supporte le multilinguisme; actuellement trois langues (français, allemand et anglais) sont supportées.

Ces fonctionnalités sont celles utilisées le plus couramment dans la gestion d'un congrès. Elles ne couvrent cependant pas toutes celles qu'on peut vouloir utiliser, en particulier les suivantes ne sont pas supportées par l'application:

  • la gestion intelligente (avec résolution des conflits) de la génération du programme
  • le workflow décisionnel (peer reviewing) pour la sélection des résumés
  • la mise en page finale du livre des résumés
  • l'organisation de l'hébergement des participants

Mise en oeuvre

Plusieurs étapes de la préparation d'un congrès régissent sa planification. Les dates-clés associées à ces étapes sont donc importantes à respecter. Certaines étapes liées à l'utilisation de l'application de gestion (par ex. les dates d'ouverture et de fermeture des inscriptions) en font partie.

De manière générale, le Ci demande un délai d'au minimum 3 mois avant la date de début du congrès pour entrer en matière sur l'utilisation de l'application de gestion et sa configuration spécifique au congrès.

La première étape consiste en une réunion de travail permettant d'expliciter les fonctionnalités de l'application et les spécificités du congrès. Prendre contact avec le Ci pour organiser cette réunion. Contacts: Paulo Monteiro (tél. 2244) ou Jacques Guélat (tél. 2231).

Site web

Le site web du congrès se décompose en une partie "statique" de présentation générale, ne changeant que peu durant toute l'organisation du congrès, et en une partie "dynamique" dont l'affichage est géré par l'application de gestion.

Les pages statiques du site du congrès sont récupérées d'un site web autonome. Cette manière de faire offre la souplesse nécessaire aux organisateurs qui gèrent ainsi l'entier de ces pages de manière autonome. Elle nécessite toutefois des compétences de publication web. Le Ci peut mettre à disposition un espace web (WordPress) pour déployer cette partie autonome du site. Un tel site web peut être conservé au maximum 18 mois apès la fin de l'évènement.

Documentation

Des informations complémentaires se trouvent dans les documents suivants:

pdf   Etapes à suivre pour l'utilisation de l'application de gestion de conférences   (2793 Kb)

pdf   Aide administration  (3033 Kb)

pdf   Formulaire de demande d'accès au service de paiement électronique de l'UNIL  (114 Kb)


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