Application de gestion de congrès

Le Centre informatique met à disposition des unités de l'UNIL, responsables de l'organisation d'un congrès en son sein, une application web d'aide à la gestion d'un tel événement.

L'application est organisée en deux modules.

Le module public s'adresse aux participants; il permet:

• l'inscription en ligne
• la soumission des résumés (abstracts) en texte libre ou via un document téléchargé
• l'accès à un espace personnel authentifié permettant la modification des données personnelles et des résumés soumis
• le paiement en ligne
• l'accès à différentes listes (participants et résumés)

Le module secrétariat (authentifié) s'adresse aux organisateurs; il permet:

• la gestion des inscriptions
• la modification des données des participants
• la création du programme
• la consultation de statistiques
• l'utilisation de listes e-mail (participants, auteurs, présentateurs)
• la sélection des résumés
• l'exportation des données du congrès en formats PDF, Excel, XML et RTF
• la génération du livre des résumés (proceedings)

L'application supporte le multilinguisme; actuellement trois langues (français, allemand et anglais) sont supportées.

Ces fonctionnalités sont celles utilisées le plus couramment dans la gestion d'un congrès. Elles ne couvrent cependant pas toutes celles qu'on peut vouloir utiliser, en particulier les suivantes ne sont pas supportées par l'application:

• la gestion intelligente (avec résolution des conflits) de la génération du programme
• le workflow décisionnel (peer reviewing) pour la sélection des résumés
• la mise en page finale du livre des résumés
• la génération d'étiquettes, badges, etc.

Plusieurs étapes de la préparation d'un congrès régissent sa planification. Les dates-clés associées à ces étapes sont donc importantes à respecter. Certaines étapes liées à l'utilisation de l'application de gestion (par ex. les dates d'ouverture et de fermeture des inscriptions) en font partie.

De manière générale, le Ci demande un délai d'au minimum 3 mois avant la date de début du congrès pour entrer en matière sur l'utilisation de l'application de gestion et sa configuration spécifique au congrès.

La première étape consiste en une réunion de travail permettant d'expliciter les fonctionnalités de l'application et les spécificités du congrès. Prendre contact avec le Ci pour organiser cette réunion. Contacts: Paulo Monteiro (tél. 2244) ou Jacques Guélat (tél. 2231).

Le site web du congrès se décompose en une partie "statique" de présentation générale, ne changeant que peu durant toute l'organisation du congrès, et en une partie "dynamique" dont l'affichage est géré à par l'application de gestion.

Les pages statiques du site du congrès sont intégrées à l'application de gestion. Elle peuvent donc être directement saisies dans cette application (par le Ci) ou récupérées d'un site web autonome. Cette deuxième alternative offre plus de souplesse aux organisateurs qui gèrent ainsi l'entier de ces pages de manière autonome, mais nécessite des compétences de publication web (outil de composition HTML). Le Ci peut mettre à disposition un espace web (Jahia ou non) pour déployer cette partie autonome du site.

Des informations complémentaires se trouvent dans les documents suivants: