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A propos de... la GED

 

 

 

  • Que signifie GED ?

    GED est l'acronyme de gestion électronique des documents. Cette technique est en place au sein de la Direction de l'UNIL depuis 2004. Il s'agit d'un système informatisé gérant l'acquisition, le classement, le stockage et l'archivage des documents.

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  • A quoi sert la GED ?

    L'intérêt majeur de la GED est notamment qu'elle permet de centraliser l'information en un point unique afin d'éviter les divers risques de perte, avant de rediffuser cette information par un moyen électronique et de façon sélective. Par ailleurs, ce système permet une meilleure gestion personnalisée de l'information et facilite sa dématérialisation et son accès depuis (presque) n'importe où.

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  • Est-ce que la GED est synonyme de "zéro papier" ?

    Non, il serait illusoire de le croire et cela ne fait pas partie des objectifs de la GED. D'ailleurs, en parallèle, nous continuons à gérer et à conserver tous les documents originaux ou les copies papier afin de parer à la conservation à moyen et long termes. En effet, à ce jour, seule la version papier fait office de véritable archive finale. Cela étant, dans une certaine mesure, la GED peut favoriser l'économie de papier si elle s'accompagne d'une sensibilisation plus globale à cette problématique.

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  • Qu'est-ce que le plan de classement ?

    Le plan de classement (numérique) utilisé dans la GED est une fidèle reproduction du plan de classement (physique) que nous utilisons pour conserver et classer les archives courantes. Il a été remanié en profondeur quelques mois avant la mise en route de la GED. Il est l'objet de constantes évolutions mineures afin de toujours être aussi fidèle que possible à la réalité. Ce plan de classement permet de naviguer de manière plus fluide et plus intelligiblement à travers les dizaines de milliers de documents que nous gérons actuellement au sein de la GED.

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  • Quels types d'informations trouve-t'on dans la GED ?

    - Le courrier entrant (dit courrier "in")
    - Le courrier sortant (dit courrier "out")
    - Les ordres du jour de séances
    - Les emails transmis à ged@unil.ch
    - Certains documents (rapports par exemple) liés aux affaires courantes de la Direction

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  • Quels types d'informations ne trouve-t'on pas dans la GED ?

    - Les publications et la presse (gérées par la documentaliste)
    - Les invitations
    - Le courrier personnel et/ou confidentiel
    - Le courrier relevant du service juridique (litiges et recours notamment)
    - Le courrier relevant du service financier (factures notamment)
    - Les télécopies (fax) envoyées/reçues


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  • Que dois-je transmettre (et comment) pour alimenter la GED ?

    Le courrier entrant étant directement récupéré par notre équipe chaque jour, les collaborateurs et collaboratrices de la Direction ne sont sollicités que pour la transmission de documents dans les deux cas de figure suivants :

    - Pour verser à la GED le courrier sortant, qui fait l'objet d'un dépôt au format électronique sur le serveur Supged (il s'agit d'une copie de votre fichier au format original Word, Excel, etc.) et d'un dépôt en version papier, dans la bannette disposée à cet effet dans le bureau 306.

    - Pour verser à la GED les emails que vous jugerez pertinents, et que vous nous adressez par transfert sur l'adresse de messagerie dédiée à cela : ged@unil.ch.

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  • Comment utiliser l'adresse de messagerie ged@unil.ch ?

    Cette adresse de messagerie vous permet de nous adresser les emails et pièces jointes qu'il vous semble pertinent d'intégrer dans la GED. C'est l'unique moyen qui existe à ce jour pour gérer les informations circulant par email ; il est donc très important que vous nous aidiez dans cette tâche, en nous retransmettant "tel quel" tout email que vous jugerez adéquat et, si possible, en ajoutant vous-même les personnes à placer en tant que destinataires (principales et secondaires). Attention, en aucun cas les emails qui nous seront adressés via ged@unil.ch ne seront rediffusés par nos soins à d'autres personnes ; il ne s'agit donc pas d'un système de liste de diffusion, mais uniquement de conservation.

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  • Comment utiliser les fonctionnalités de recherche de la GED ?

    Pour le savoir, soit vous avez la possibilité de vous auto-former en consultant l'aide en ligne (disponible après vous êtes connecté(e) à la GED), soit vous pouvez suivre l'une de nos formations afin de vous initier ou de vous perfectionner ; nous ne pouvons que vous y encourager !

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Le SII des services centraux utilise une GED

Le centre informatique dans son journal en ligne I-Ci du 29 avril 2010 présente le processus de numérisation initié pour tous les documents officiels des étudiants candidats à l'admission sur dossier.  Ces données scannées et stockées dans la GED du service des immatriculations et inscriptions sont accessibles via l'intranet administratif.  

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Le projet de GED à l'EPFL

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