Suivi annuel des thèses

Non, seules des personnes du Personnel Administratif et Technique (PAT) ont accès aux réponses. Aucun·e professeur·e, ni membre d’un décanat ni membre du rectorat, n’a accès aux réponses (voir la partie Niveaux de Confidentialité ci-dessus).
 
Lorsque la situation le nécessite, ces personnes membres du PAT en charge du suivi dans les facultés ont l’autorisation de discuter de manière confidentielle d'une réponse avec le vice-doyen ou la vice-doyenne ou le directeur ou la directrice de l’école doctorale, et ce uniquement dans le but d’aider à la résolution de la situation. Ce cas de figure serait donc pour les réponses D et E, ou si le commentaire saisi suggère qu’une intervention est nécessaire, et si la confidentialité accrue n’est pas activée.
 
Dans tous les cas, les données saisies par un·e doctorant·e ne peuvent pas être communiquées à son/sa superviseur·e, et inversement.

Centre d'expertise sur le doctorat, le Graduate Campus joue le rôle de contact institutionnel pour toutes les facultés, faisant le lien entre la Direction et les écoles doctorales au sein des facultés.

Chaque faculté ayant son (ou ses) propre règlement de doctorat, seul le Graduate Campus a une vision globale et peut assurer un suivi homogène au niveau de l’Université.
 
Ce suivi annuel des thèses est donc complémentaire et indépendant de ce que votre école doctorale ou votre faculté vous demande.
 
Pour plus d’information sur les autres activités du Graduate Campus et son équipe, nous vous invitons à explorer notre site web. Vous pourriez être intéressé·e par toutes les informations sur le doctorat, ou par notre offre d’atelier, ou par nos conseils et ressources sur la carrière.

Tout d’abord, veuillez noter que cliquer sur cette réponse n’aura pas de conséquence immédiate : vous resterez superviseur·e ou doctorant·e tant qu’une décision officielle n’aura pas été validée par le Décanat de votre faculté.
 
La seule conséquence immédiate sera que le Graduate Campus vous contactera pour vous proposer un rendez-vous dans les meilleurs délais.
 
Le but de ce rendez-vous sera, en premier lieu, de vous écouter, de vous aider à évaluer la situation ainsi que de vous conseiller. Le Graduate Campus discutera avec vous des options possibles.
 
Suivant la situation, le Graduate Campus pourra vous orienter vers d’autres services compétents tels que les Personnes de Confiance, ou le service RH, ou vous aider à solliciter une aide auprès de votre école doctorale ou de votre faculté.
 
Si un arrêt ou un changement de supervision est souhaité de la part d’un ou de l’autre parti, le Graduate Campus pourra vous conseiller et vous accompagner dans ces démarches. Un changement de supervision n'est pas une procédure aisée, mais elle n'est toutefois pas impossible, si elle est effectuée avec le bon accompagnement.

Oui, le Graduate Campus est disponible toute l’année pour vous. Vous pouvez nous contacter directement par email graduatecampus@unil.ch ou par téléphone : 021 692 21 29.

Nous sommes désolés si nous avons mal compris votre réponse.
 
Si vous le souhaitez toujours, vous pouvez volontiers nous contacter directement par email graduatecampus@unil.ch ou par téléphone : 021 692 21 29.
 
Autrement, en fonction de votre situation et du temps qu’il reste jusqu’au prochain suivi des thèses (chaque année en avril-mai), peut-être pourriez-vous attendre le prochain questionnaire.
 
Si vous souhaitez nous rencontrer, mais n’osez pas sélectionner la réponse D ou E, ou si vous avez un doute, essayez de saisir un commentaire explicite, ou ne pas hésiter à nous contacter directement par email ou par téléphone.

Oui, nous vous encourageons vivement à remplir le questionnaire, nous serons heureux de savoir que tout se passe bien pour vous !
 
De plus, dans le système actuel, lorsque vous ne remplissez pas le questionnaire, le Graduate Campus reçoit alors une alerte et pourra décider de vous contacter pour vérifier votre statut.

Oui, ce suivi annuel des thèses est organisé de manière centrale pour toute l’Université et de manière indépendante des facultés.
 
Chaque faculté ayant son (ou ses) propre règlement de doctorat, seul le Graduate Campus a une vision globale et peut assurer un suivi homogène au niveau de l’Université.
 
Ce suivi annuel des thèses est donc complémentaire et indépendant du « Rapport de suivi de la thèse » que la Faculté des Lettres vous demande d’effectuer.

Oui, ce suivi annuel des thèses est organisé de manière centrale pour toute l’Université et de manière indépendante des facultés.
 
Chaque faculté ayant son (ou ses) propre règlement de doctorat, seul le Graduate Campus a une vision globale et peut assurer un suivi homogène au niveau de l’Université.
 
Ce suivi annuel des thèses est donc complémentaire et indépendant de l’examen de mi-thèse, ou du comité de suivi de thèse, que votre faculté ou votre école doctorale vous demande d’effectuer.

Oui, le suivi annuel des thèses concerne toutes les thèses de doctorat à l’UNIL, MD ou PhD sans distinction.

Si vous avez des difficultés à vous connecter à la plateforme de suivi annuel des thèses, sachez que vous devriez utiliser les mêmes identifiants que pour la plateforme administrative MD (plateforme de dépôt et validation du projet de thèse, validation de l'expert, etc...).

Ce questionnaire est envoyé tant que le ou la doctorant·e est immatriculé·e à l’Université.

Même après avoir passé la soutenance publique, les doctorant·e·s restent immatriculé·e·s jusqu’au dépôt de leur thèse à la BCU.

Nous rappelons que le dépôt du manuscrit à la BCU est obligatoire pour que le diplôme (le grade) soit délivré, et que le paiement des taxes d’inscription est dû jusque-là.

Il peut y avoir plusieurs raisons à cela.

Une première raison est si votre doctorant·e a démarré sa thèse récemment et n’a pas encore terminé les démarches d’immatriculation auprès du Service des Immatriculations et Inscriptions (SII). À noter qu’un·e doctorant·e est formellement immatriculé·e seulement après avoir payé ses taxes d’inscription.

De plus, pendant toute la durée de son doctorat, si votre doctorant·e oublie de payer ses taxes d’inscription semestrielles, alors il ou elle sera exmmatriculé·e par le SII et n’apparaîtra plus dans la liste des doctorats en cours. Merci de contacter votre doctorant·e et de lui indiquer de régulariser sa situation auprès du SII dans les plus brefs délais. Il ou elle risque de payer des frais de dossier.

Une autre raison est si vous êtes co-superviseur·e de ce ou cette doctorant·e.

En effet, à l’heure actuelle le système ne nous permet pas d’envoyer de questionnaire de suivi annuel à un·e co-superviseur·e en plus de l’envoi à la personne renseignée comme directeur·trice dans l’attestation de thèse (superviseur·e principal·e).

Si vous êtes co-superviseur·e, nous vous invitons à prendre contact avec le·la directeur·trice principal·e et à élaborer une réponse commune à entrer dans l’application de suivi annuel par le·la directeur·trice.

Si aucune des raisons ci-dessus ne vous semble correspondre, il y a alors peut-être une erreur dans la base de données administrative. Merci de nous contacter par email graduatecampus@unil.ch ou par téléphone : 021 692 21 29.

À l’heure actuelle le système ne nous permet pas d’envoyer de questionnaire de suivi annuel à un·e co-superviseur·e en plus de l’envoi à la personne renseignée comme directeur·trice dans l’attestation de thèse (superviseur·e principal·e).

Si vous êtes co-superviseur·e, nous vous invitons à prendre contact avec le·la directeur·trice principal·e et à élaborer une réponse commune à entrer dans l’application de suivi annuel par le·la directeur·trice.

Lorsque vous vous connectez à la plateforme, si vous êtes doctorant·e vous voyez votre plan d'étude et le nombre de semestres depuis lesquels vous êtes inscrit·e·s dans ce plan ; si vous êtes superviseur·e vous voyez les plans et les nombres de semestres d'inscription pour tou·te·s vos doctorant·e·s.

Il peut arriver que le chiffre affiché vous semble faux.

Cela concerne en particulier les doctorant·e·s en Sciences Sociales. Cela est dû au changement de nom du plan d'étude qui a eu lieu en 2022 : le plan « Doctorat ès Sciences sociales » a été renommé par la Faculté en « Doctorat en sciences sociales ». Du point de vue administratif, ce simple changement de nom a demandé de créer un nouveau plan d'étude. Le chiffre affiché dans la plateforme de suivi annuel correspond donc au nombre de semestres d'inscription dans ce nouveau plan d'étude et ne tient pas compte des semestres avant le changement de nom du plan.

Nous chercherons à corriger cette erreur pour le suivi 2025.

Cela arrive régulièrement pour les personnes ayant une double affiliation et ayant ainsi des identifiants UNIL et des identifiants d'une autre institution telle que le CHUV, Unisanté, une HES-SO, ou tout autre institution.

La connexion au suivi annuel est possible seulement en tant que membre de l'UNIL.

Le système vous demande ainsi des identifiants SWITCH edu-ID associés à votre compte UNIL. Des identifiants SWITCH associés à une autre institution ne vont pas fonctionner.

Les identifiants SWITCH edu-ID que vous devez utiliser pour le suivi annuel sont les mêmes que pour accèder :

• à votre compte myUNIL, où, pour les doctorant·e·s, vous trouvez par exemple vos factures semestrielles, vos attestations d'inscription, et un accès à vos emails.
• à SERVAL
• pour les superviseur·e·s de thèse de MD et les doctorant·e·s en MD : vous devriez utiliser les mêmes identifiants que pour la plateforme administrative MD (plateforme de dépôt et validation du projet de thèse, validation de l'expert, etc...) Voir les liens dans la signature des emails de Madame Séverine Rijken, au secrétariat des thèses en médecine.

 
Si après plusieurs tentatives vous n’arrivez pas à vous connecter, contactez nous par email à graduatecampus@unil.ch. Exceptionnellement nous pourrons vous envoyer le questionnaire à remplir sous format PDF.

Vous n’utilisez pas ou peu votre adresse @unil.ch et vous ne souhaitez pas louper nos emails ?

Vous pouvez mettre en place une redirection ! Veuillez suivre les instructions sur le Wiki du Centre Informatique, troisième entrée « Comment configurer une redirection/transfert de mail ? ».

Nous vous le recommandons vivement si vous êtes basé·es au CHUV, à Unisanté, ou dans une autre institution partenaire !

A savoir, les emails de lancement du suivi annuel des thèses sont envoyés seulement sur les adresses principales (i.e. @unil.ch), puis les emails de rappels sont envoyés sur les adresses principales et sur les adresses secondaires (lorsqu’une adresse secondaire est renseignée dans la base de données administrative).

De plus, toutes les communications du Graduate Campus, par exemple pour annoncer l’ouverture des inscriptions aux ateliers, sont envoyées seulement sur les adresses @unil.ch.

Oui, le Graduate Campus est disponible toute l’année pour vous.
 
Vous pouvez nous contacter directement par email graduatecampus@unil.ch ou par téléphone : 021 692 21 29.