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Aide à la saisie

Mode d'emploi pour la saisie dans Serval

La saisie des publications dans Serval (Serveur académique lausannois) s'effectue à travers le portail MyUNIL sous l'onglet "Publications".


IMPORTANT
: Pour disposer d'un dossier bibliographique, les chercheurs et collaborateurs UNIL doivent au préalable être membres d'une équipe de recherche dans la base de données Unisciences:

  • équipe de recherche Unisciences pour l'IGD
  • équipe de recherche Unisciences pour l'ISTE
  • équipe de recherche Unisciences pour le CRET

Formulaire de demande d'accès aux applications administratives et à Unisciences (173 Kb)

 

1. Saisie de nouvelles références bibliographiques

Les références bibliographiques (ou publications) peuvent être saisies soit individuellement soit par importation via Web of Sciences.

 

1.1 Méthode individuelle

  • Sélectionner le type de publication au moyen du menu déroulant,
     
  • Cliquer sur le bouton "nouveau",
     
  • Remplir le masque de saisie en respectant les champs obligatoires marqués d'une astérisque,

    Important: pour accéder à l'aide, cliquer sur l'icône  apparaissant à droite de chaque champ de saisie
     
  • Ajouter le document Full Text dans la mesure du possible,

    Important: le bouton "SHERPA/RoMEO" permet de consulter les droits d'auteur en fonction du numéro ISSN saisi
     
  • Cliquer sur le bouton "sauvegarder".
     

1.2 Méthode par importation

  • Effectuer une recherche dans Web of Sciences,
     
  • Sélectionner les publications que l'on souhaite importer dans Serval,
     
  • Les exporter au format BibTeX,


     
  • Importer dans Serval le fichier ainsi obtenu, en sélectionnant à nouveau le format BibTeX.

 

2. Lier les publications à leur unité de recherche

Il est important de lier ses publications à son unité de rattachement pour que celles-ci soient considérées comme une production scientifique UNIL. Seules les publications UNIL sont transmises à la Bibliothèque Nationale et peuvent être "moissonnées" par d'autres moteurs de recherche. Les publications concernant des recherches hors UNIL ou antérieures à l'engagement ne doivent bien sûr pas être liées à l'unité.


2.1 Lier individuellement

  • A droite, dans la colonne "Actions", cliquer sur ,
     
  • Par défaut, Serval propose un série de liens vers:
    • les collaborateurs UNIL dont les noms de famille correspondent à ceux des co-auteurs (attention aux homonymes !)
    • l'unité Unisciences à laquelle l'auteur principal est rattaché
    • les unités Unisciences auxquelles les co-auteurs sont rattachés
       
  • Si cette proposition ne contient pas les liens souhaités (notamment le nom d'une ancienne unité à laquelle l'auteur principal n'est plus rattaché), il est possible d'effectuer une recherche complémentaire au moyen du menu déroulant situé en bas de la page,


     
  • Cocher les liens souhaités puis cliquer sur le bouton "enregistrer".

 

2.2 Lier un groupe de publications

  • Sélectionner les publications concernées,
     
  • Cliquer sur le bouton "lier" qui se trouve dans le carré gris foncé en haut de la page,


     
  • Rechercher les liens corrects et les cocher,
     
  • Cliquer sur le bouton "enregistrer".

 

3. Rendre les publications visibles

Par défaut, les publications nouvellement introduites dans MyUNIL sont en état "P" du workflow, c'est-à-dire visibles uniquement par la personne qui a effectuée la saisie. Il est donc indispensable de les faire rapidement avancer dans le workflow pour les rendre visibles au plus grand nombre.

Les différentes étapes du workflow

  • Mettre sa souris sur l'onglet "Publications" pour faire apparaître le menu déroulant, choisir "Workflow",
     
  • Seules les publications non encore déposées dans Serval sont listées,
     
  • Utiliser à choix:

    • les boutons de la colonne de droite pour faire avancer une seule publication,
    • le menu déroulant du pied de page pour plusieurs publications,
       

 
 

  • Lors du dépôt dans Serval, certains champs supplémentaires deviennent obligatoires (notamment les champs "langue" et "pages"), ils doivent donc être complétés si cela n'était pas le cas auparavant,
     
  • Cliquer sur "déposer sur Serval",


     
  • Les publications ne deviendront visibles (passage de l'état "S" rouge à "S" vert) qu'après validation par la BCU. Cette opération peut prendre environ un mois.

 

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