Outils

La saisie des publications dans Serval (Serveur académique lausannois) s'effectue à travers le portail MyUNIL sous l'onglet "Publications".

IMPORTANT: Pour disposer d'un dossier bibliographique, les chercheurs et collaborateurs UNIL doivent au préalable être membres d'une équipe de recherche dans la base de données Unisciences:

• équipe de recherche Unisciences pour l'IGD
• équipe de recherche Unisciences pour l'ISTE
• équipe de recherche Unisciences pour le CRET

Formulaire de demande d'accès aux applications administratives et à Unisciences (173 Kb)

1. Saisie de nouvelles références bibliographiques

Les références bibliographiques (ou publications) peuvent être saisies soit individuellement soit par importation via Web of Sciences.

1.1 Méthode individuelle

• Sélectionner le type de publication au moyen du menu déroulant,
   
• Cliquer sur le bouton "nouveau",
   
• Remplir le masque de saisie en respectant les champs obligatoires marqués d'une astérisque,
  
  Important: pour accéder à l'aide, cliquer sur l'icône  apparaissant à droite de chaque champ de saisie
   
• Ajouter le document Full Text dans la mesure du possible,
  
  Important: le bouton "SHERPA/RoMEO" permet de consulter les droits d'auteur en fonction du numéro ISSN saisi
   
• Cliquer sur le bouton "sauvegarder".
   

1.2 Méthode par importation

• Effectuer une recherche dans Web of Sciences,
   
• Sélectionner les publications que l'on souhaite importer dans Serval,
   
• Les exporter au format BibTeX,
  
  
   
• Importer dans Serval le fichier ainsi obtenu, en sélectionnant à nouveau le format BibTeX.
  
  

2. Lier les publications à leur unité de recherche

Il est important de lier ses publications à son unité de rattachement pour que celles-ci soient considérées comme une production scientifique UNIL. Seules les publications UNIL sont transmises à la Bibliothèque Nationale et peuvent être "moissonnées" par d'autres moteurs de recherche. Les publications concernant des recherches hors UNIL ou antérieures à l'engagement ne doivent bien sûr pas être liées à l'unité.

IMPORTANT: Dans le cadre de la restructuration de la Faculté des GSE, les publications réalisées jusqu'en 2012 y compris doivent être liées à leurs anciennes unités de recherche. A terme ces unités seront fermées et il ne sera donc plus possible d'ajouter de nouveaux liens vers celles-ci.

2.1 Lier individuellement

• A droite, dans la colonne "Actions", cliquer sur ,
   
• Par défaut, Serval propose un série de liens vers:
  
  
  • les collaborateurs UNIL dont les noms de famille correspondent à ceux des co-auteurs (attention aux homonymes !)
  • l'unité Unisciences à laquelle l'auteur principal est rattaché
  • les unités Unisciences auxquelles les co-auteurs sont rattachés
     
• Si cette proposition ne contient pas les liens souhaités (notamment le nom d'une ancienne unité à laquelle l'auteur principal n'est plus rattaché), il est possible d'effectuer une recherche complémentaire au moyen du menu déroulant situé en bas de la page,
  
  
   
• Cocher les liens souhaités puis cliquer sur le bouton "enregistrer".

2.2 Lier un groupe de publications

• Sélectionner les publications concernées,
   
• Cliquer sur le bouton "lier" qui se trouve dans le carré gris foncé en haut de la page,
  
  
   
• Rechercher les liens corrects et les cocher,
   
• Cliquer sur le bouton "enregistrer".

3. Rendre les publications visibles

Par défaut, les publications nouvellement introduites dans MyUNIL sont en état "P" du workflow, c'est-à-dire visibles uniquement par la personne qui a effectuée la saisie. Il est donc indispensable de les faire rapidement avancer dans le workflow pour les rendre visibles au plus grand nombre.

Les différentes étapes du workflow

• Mettre sa souris sur l'onglet "Publications" pour faire apparaître le menu déroulant, choisir "Workflow",
   
• Seules les publications non encore déposées dans Serval sont listées,
   
• Utiliser à choix:
  
  
  • les boutons de la colonne de droite pour faire avancer une seule publication,
  • le menu déroulant du pied de page pour plusieurs publications,
     

• Lors du dépôt dans Serval, certains champs supplémentaires deviennent obligatoires (notamment les champs "langue" et "pages"), ils doivent donc être complétés si cela n'était pas le cas auparavant,
   
• Cliquer sur "déposer sur Serval",
  
  
   
• Les publications ne deviendront visibles (passage de l'état "S" rouge à "S" vert) qu'après validation par la BCU. Cette opération peut prendre environ un mois.