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Comment déposer un document dans Serval ?

| Vérification | Gestion - saisie | Liens | Workflow | Déposer dans Serval | in press
 

Le dépôt de document se fait via le portail MyUNIL (authentification)
en choisissant l'onglet "Publications" qui contient trois applications:

  • recherche
  • gestion
  • workflow
     

Vérification

Est-ce que la publication est déjà enregistrée ?
A l'aide de l'application "Recherche", vérifiez si la publication se trouve déjà dans la base. Toutes les références Unisciences ayant été reprises dans Serval, il se peut que votre publication s'y trouve même si vous n'avez pas encore travaillé dans Serval.

Si une référence publiée avec un autre auteur n'est pas liée à votre nom, contactez le propriétaire de la référence et demandez-lui d'ajouter un lien sur votre nom, et votre unité (un clic sur le nom du propriétaire ouvre automatiquement un message). Si le propriétaire n'est plus à l'UNIL, contactez une des personnes liées qui apparaissent dans le champ "liens".
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Gestion - saisie

Si la référence n'existe pas encore, créer une nouvelle entrée
A l'aide de l'outil "Gestion", sélectionnez dans le menu déroulant le type de publication adéquat et entrez les données dans le formulaire. Cliquez sur les points d'interrogation à droite (aide) pour savoir comment entrer les informations.

L'application "Gestion" est utilisée pour
- saisir de nouvelles références
- déposer un texte intégral
- utiliser import/export, édition, suppression
- ajouter/modifier des liens vers co-auteurs et instituts
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Joindre le texte intégral
Aussi souvent que possible, joignez le texte intégral de votre manuscrit (postprint) au format PDF. Mais attention ! le dépôt sur un serveur est soumis à des droits spécifiques. Renseignez-vous auprès de votre éditeur ou sur le site SHERPA/RoMEO pour connaître la politique d'éditeur de la publication. Plus d'info sur le droit d'auteur




 

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Liens

Pourquoi lier une référence ?
Pour éviter les doublons lorsqu'il y a plusieurs auteurs pour une même publication.
Pour établir des liens sur les unités de recherche et distinguer les publications UNIL des autres.

Comment lier la référence ?
Au moyen du bouton "+" à droite de la référence, liez la publication aux co-auteurs UNIL et à l'unité de recherche. Si la publication a été produite dans le cadre d'une autre institution, la référence ne doit pas être liée.
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Pensez à lier votre référence aux co-auteurs, à l'équipe de recherche ou à l'unité de recherche ... cela évitera des doublons ! 

 

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Workflow

Comment "pousser" un document dans les différents états ?
Le workflow SERVAL contient plusieurs états qui correspondent à des niveaux de visibilité différents: personnel, Intranet, web, SERVAL. Dans les états personnel (PERS), Intranet (UNIL) et Internet (WEB), les sauts et retours en arrière sont possibles. Tout type de document est déposable, quel que soit son statut éditorial. Par exemple pour les articles: soumis, accepté (in press), publié. Plus d'info sur le workflow
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L'auteur peut "pousser" sa référence jusqu'à l'étape 3 (Internet) ; les modifications sont immédiatement visibles. Ensuite, il "soumet" sa référence dans Serval et doit attendre la validation pour que la notice soit visible dans Serval. 

 

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Déposer dans Serval

Déposer dans SERVAL
Au moyen de l'application "workflow", cliquez sur "SERVAL" et complétez le formulaire. Le dépôt dans l'état "SERVAL" est irréversible, c'est-à-dire que vous n'avez plus la possibilité de modifier la publication une fois le dépôt effectué. Ne peuvent être déposées dans SERVAL que les publications dont le statut éditorial est "publié".

Attention !
Lorsque vous soumettez une publication dans SERVAL, la validation sera faite par un validateur professionnel. La notice n'apparaîtra dans SERVAL qu'après cette étape.
Les délais de validations sont variables et dépendent facteurs comme la quantité de notices déposées par semaine, la charge de travail des validateurs-bibliothécaires, etc. Typiquement un dépôt massif de plus de 200 à 300 notices en un mois crée forcément des retards. En cas d'ugence motivée, vous pouvez contacter le HelpDesk si le délai est trop long.

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Soumettre une publication dans Serval


 




Lorsque l'auteur soumet une publication dans SERVAL, il certifie certaines conditions au dépôt:

- quelle est la version déposée ?
- y a-t-il un embargo ?
- s'agit d'une publication UNIL ou non ?
- acceptation des droits d'auteur Serval

Plus d'info sur les droits
 

 
Validation refusée
Lorsqu'une publication est refusée par l'un des validateurs, un e-mail vous est adressé en mentionnant les corrections attendues. La publication se trouve alors encore dans le workflow et doit être corrigée par l'auteur selon les indications, puis soumie à nouveau pour validation.

Validation accetée
Une fois validé, la notice disparaît de l'écran Workflow. La notice n'est dès ce moment plus modifiable par l'auteur et toute modification doit dès lors être soumise au helpdesk. Il est évidemment préférable d'éviter ces situations au maximum. Ceci est particulièrement vrai si un texte intégral est attaché, la notice recevant alors un URN et devient de ce fait pérenne. Elle ne peut plus être effacée, mais juste dépréciée (ne sort plus à la recherche, mais on la trouve si on dispose de son adresse dans un signet), et remplacée par une autre qui contient le pdf modifé.

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in press

Diffusion de documents soumis ou acceptés "in press"
Si votre publication est de type livre, chapitre de livre ou article, elle ne peut être déposée sur SERVAL qu'à partir du moment où elle a été publiée. Vous pouvez la diffuser sur Internet via le site web de votre institut. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "web" du workflow. Si votre institut ne dispose pas de l'application qui permet la mise à jour dynamique des données, une demande doit être faite au Centre informatique pour en disposer.
A noter que les publications "in press" apparaîtront dans votre page uniscience, sous la mention "Sous presse", afin de palier au problème des délais de publication souvent longs.

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Mode d'emploi Serval

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