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Les étapes de dépôt d'une thèse

| saisie dans myunil-publications (http://my.unil.ch) | soutenance | dépôt à la BCU | soumission dans Serval | validation dans Serval | embargo
 

Une thèse n'est pas une publication comme les autres puisqu'elle est liée à une procédure visant à l'obtention du titre de "doctorat". Les procédures doivent donc être respectées et quelques règles connues.

  1. C'est toujours la version imprimée qui fait foi pour l'obtention du doctorat.
  2. La thèse ne peut être diffusée sous forme électronique avant que les exemplaires imprimés n'aient été déposés à la BCU.
  3. Il faut distinguer la thèse en cours de rédaction et la thèse acceptée.
  4. La thèse en cours de rédaction peut être déposée dans myunil - publications (http://my.unil.ch) mais elle ne fera partie de la collection SERVAL que lorsque la thèse aura été défendue et que les vérifications auront été faites.

Vous trouverez ci-dessous toutes les étapes du processus.

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saisie dans myunil-publications (http://my.unil.ch)

Le doctorant peut déposer son travail de thèse en cours de rédaction dans myunil.

  • les métadonnées (provisoires ou non) sont saisies
  • un PDF du travail en cours peut être joint mais il ne sera visible que par le doctorant ou les personnes liées
  • la publication s'intitule alors automatiquement "thèse (doctorat) en rédaction", jusqu'à ce qu'une date de soutenance de thèse soit indiquée
  • le workflow est possible jusqu'à l'état WEB

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soutenance

Le document qui sera déposé par la suite sous forme imprimée à la BCU et - si souhaité - sous forme électronique dans SERVAL doit correspondre à

  • la version finale soutenue
  • avec les corrections demandées lors de la soutenance
  • avec l'imprimatur obtenu suite à la soutenance
  • avec la page de copyright disponible à l'adresse: http://www.unil.ch/interne/page83072.html pour la version électronique

 

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dépôt à la BCU

Le dépôt de la version imprimée à la BCU est indispensable pour obtenir le titre de doctorat (voir Directives de l'UNIL, Directive 3.10 "Impression, dépôt et publication de thèses de doctorat"). Pour le dépôt, prendre contact avec Jocelyne Trémolat, responsable des thèses imprimées. Il est nécessaire en particulier de remplir l'avis de dépôt de thèse avec votre adresse postale et une adresse mail à jour. Plus d'info sur le site BCU


Le nombre d'exemplaires à déposer est fixé par les facultés.
Voir les dispositions par faculté


Si vous souhaitez que le texte intégral de votre thèse soit diffusée dans SERVAL,
vous devez remplir un contrat de diffusion électronique. Ce contrat doit être imprimé en 3 exemplaires et signé par 3 personnes: l'auteur, le doyen de la faculté et le recteur. Nous vous suggérons d'imprimer les 3 exemplaires, de les signer et de nous les remettre au moment du dépôt de votre thèse à la BCU. La BCU les fait circuler et une fois signé par le doyen de votre Faculté et le Recteur, un exemplaire vous sera retourné, les autres archivés.

La thèse est alors archivée de manière pérenne.


Démarches à faire (en résumé)

  • déposer à la BCU les exemplaires imprimés de la thèse (avec l'avis de dépôt de thèse)
  • en cas de diffusion électronique, remettre à la BCU
    • 3 exemplaires du contrat de diffusion signés par vous
    • déposer le texte intégral en version finale sur myunil-Publications (http://my.unil.ch), comprenant:
      • l'imprimatur
      • la page de copyright

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soumission dans Serval

Une fois les exemplaires imprimés déposés à la BCU (et le contrat de diffusion électronique transmis pour signature si vous souhaitez une diffusion électronique de votre thèse), vous pouvez soumettre votre thèse dans SERVAL.
 

  • Si la thèse ne se trouve pas encore dans myunil, enregistrez les métadonnées directement comme "thèse (doctorat) acceptée"
  • En cas de diffusion électronique, ajoutez le texte intégral tel que soutenu, comprenant les corrections demandées à la soutenance, la page de copyright et l'imprimatur
  • Dans le workflow, vous soumettez votre thèse à l'état S, Serval

Attention ! la thèse ne sera visible dans Serval que lorsqu'elle aura été validée.

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validation dans Serval

La validation dans Serval est faite par l'administrateur Serval: les métadonnées de la thèse seront ensuite visibles et moissonnables par d'autres serveurs

Si un contrat de diffusion a été remis, le PDF de la thèse sera alors disponible soit en intranet, soit en intra- et internet.

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embargo

Si vous déposez le texte intégral de votre thèse, celui-ci est au minimum visible en intranet par la communauté UNIL.

Si tout ou partie de la thèse a paru chez un éditeur commercial, par exemple sous forme d'article, il peut être utile de définir un embargo sur le texte intégral. Ce qu'on appelle embargo, c'est la période pendant laquelle le document n'est pas visible sur Internet. Cela permet de déposer malgré tout le texte intégral, qui sera archivé de manière pérenne et disponible pour le public dès la fin de l'embargo.

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