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<a name="ancre_10"></a>Gérer le staff d'un grand festival

Viviane Rychner, responsable du Staff, Montreux Jazz Festival

Un stage au service d'un projet professionnel réfléchi

Avant même son entrée à l'université, Viviane Rychner se destinait à une carrière dans la communication événementielle, si possible dans le milieu culturel. Avant de commencer ses études, elle effectue donc 2 stages de 6 mois dans des domaines proches : une radio et une agence de relations publiques. Etudiante en sciences sociales, elle cherche les cours qui se rapportent à ses intérêts : sociologie de la culture, des médias, etc. tout en travaillant dans la vente de produits de luxe. Puis, désireuse d'acquérir encore une expérience pratique avant de finir son mémoire, elle postule en décembre 2007 à Unistages et décroche un stage de 4 mois dans la coordination du Staff au Montreux Jazz Festival. L'expérience ayant été concluante, sa responsable lui propose, peu de temps après la fin de son stage, de la remplacer durant son congé maternité.

Un travail exigeant, mais gratifiant

Pendant son stage, Viviane Rychner a donc été chargée d'assister sa responsable dans la gestion de l'engagement des 1200 bénévoles et dans tout le travail administratif qui s'y rapporte: vérifier, trier et classer les formulaires d'inscription, assurer le suivi et la gestion des correspondances par emails avec les staffs, annoncer auprès de l'Office cantonal de l'emploi les personnes en provenance de l'Union Européenne qui travaillent durant le festival, être en contact permanent avec les responsables des 30 secteurs d'activité au sein desquels sont répartis les staffs, etc.

Avec sa responsable, elle participe aussi à l'organisation des séances d'information et assure la gestion du Staff au jour le jour pendant le festival proprement dit. Une période intense où elles sont à pied d'oeuvre puisqu'elles se tiennent à disposition des staffs de midi à minuit, afin de répondre à leurs questions et leurs besoins, et qu'elles finalisent ensuite d'autres tâches jusque vers 2 ou 3 heures du matin. Les conditions pour remplir cette fonction ? "Le fait d'avoir déjà plusieurs expériences à mon actif a sans doute été déterminant au moment de l'engagement. Au-delà de ça, il ne faut pas avoir peur du travail administratif... Mais aussi aimer le contact, savoir s'affirmer tout en restant diplomate et être capable de gérer les conflits. C'était également important que le courant passe avec ma responsable, car pendant le Festival nous travaillons ensemble plus de 12 heures par jour et cela dans un espace restreint. C'est un peu comme une bulle !".

Et pour mettre fin aux clichés sur les festivals, elle ajoute: «Mieux vaut être motivé par le travail que par le côté glamour du Festival. Aucun membre de l'équipe du bureau permanent ne peut se permettre d'aller voir les concerts. Nous sommes là pour travailler et nous assurer du bon déroulement du Festival. Mais au final, ce n'est pas très important. Et lorsqu'on a 5 minutes pour aller palper l'ambiance dans une des salles de concerts, c'est magique! On partage pendant un court instant le plaisir du public et on se dit que c'est le résultat de plusieurs mois de travail de toute une équipe!»

De stagiaire à responsable

Lors de son stage, Viviane Rychner a beaucoup appris sur le plan organisationnel et administratif. Elle a également dû améliorer sa gestion du stress. Ces acquis se sont révélés importants lorsqu'elle a commencé à remplacer sa responsable, partie en congé maternité en décembre dernier. Un véritable challenge: elle est maintenant responsable de 1200 bénévoles, et doit en plus participer au développement d'un nouveau système de gestion informatique des bénévoles. Un rôle qui demande de grandes facultés d'organisation et d'anticipation pour prévoir les besoins plusieurs mois, voire plusieurs années à l'avance! Viviane Rychner occupera ce poste jusqu'à fin août, ce qui lui permettra de bien appréhender les tâches auxquelles elle n'a pas participé en tant que stagiaire, et notamment celles de l'après-festival. Parallèlement, elle s'efforce de finir son mémoire.

Quelques astuces pour réussir son stage...

"Pour tirer le maximum d'un stage, il ne faut pas hésiter à poser des questions, à demander un feedback sur son propre travail. La curiosité est votre meilleure alliée! Cherchez aussi à nouer des contacts, à savoir qui fait quoi, à comprendre comment les choses ont évolué... Les gens voient défiler de nombreux stagiaires, ils sont trop occupés pour venir discuter avec chacun. C'est à vous de faire l'effort d'aller vers eux !"

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