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Comptabilité analytique

 

Modèle et procédure à l'échelon national

Le modèle de la comptabilité analytique des Hautes écoles de Suisse date de la fin des années nonante. Il propose une méthode pour évaluer le coût des différentes prestations des universités, et permet de calculer des coûts par étudiant et des taux d'encadrement des différentes orientations d'études, en tenant compte des enseignements de service.

Le modèle initial ne distinguait que trois activités: enseignement, recherche et autres activités, et confondait toutes les sources de financement. La CUS a alors confié la coordination de la réalisation de ce modèle à un comité de pilotage, en dehors de l'Office fédéral de la statistique. Le premier relevé concernant l'exercice budgétaire 2002.

Les résultats 2002 ont montré de telles lacunes que les résultats n'ont pas été diffusés. Ceux de l'exercice 2003 ont été jugés insuffisamment cohérents pour être publiés, mais suffisamment instructifs pour être transmis aux organes de politiques universitaires et servir de base de travail provisoire pour l'élaboration du nouveau système de financement des universités.

Ceux des exercices 2004 et 2007 ont été publiés et serviront à ajuster les montants par étudiant qui seront retenus pour le financement des universités par la Confédération et pour la reconduction de l'Accord intercantonal.

L'importance de la collaboration UNIL-EPFL fait que ces deux institutions ne peuvent calculer les coûts complets de leurs orientations d'études sans procéder à des transfert mutuels de données. Une première tentative d'échange de données relatives à l'enseignement prégradué a eu lieu pour les données 2003 et a été améliorée pour les exercices ultérieurs.

L'UNIL a également inclus dans sa comptabilité analytique des données provenant des Hospices cantonaux. La stricte séparation administrative entre l'UNIL et les cliniques universitaires rend nécessaire cette intégration.

 

La procédure et les développements à l'UNIL

L'UNIL ne veut pas seulement satisfaire les exigences des organes de politique universitaire nationaux. Elle souhaite développer une version interne du modèle analytique utile à sa gestion. Ce modèle permet notamment de calculer des taux d'encadrement tenant compte des enseignements de service.

Le terme de comptabilité analytique est malheureux et rébarbatif en milieu universitaire. Le modèle n'est pas seulement comptable, il s'agit d'une mise en relation de statistique du personnel, des finances et des étudiants.

Pour rendre le modèle utile à la gestion interne, il convient d'en développer une version qui s'écarte quelque peu des directives de la CUS:

  • L'agréation des données n'est pas faite selon les domaines du Système d'information universitaire suisse (SIUS), mais selon nos structures et orientations d'études regroupées en une vingtaine d'entités.
  • La version interne fait la distinction entre l'enseignement postgrade et l'encadrement de doctorants.
  • La version interne prend en compte la totalité des natures de dépenses et n'introduit pas les "frais d'infrastructures calculés" qui remplacent un certain nombre de natures de dépenses dans la version nationale.

Le but de ces adaptations du modèle fédéral est de rester proche de grandeurs connues à l'interne.

Les principales difficultés rencontrées par le projet sont le manque d'intérêt et certaines craintes quant à l'usage qui sera fait des résultats. Un informaticien chargé de la création de dépôts de données est entré en fonction en octobre 2006. Ces dépôts de données relatives aux étudiants, au personnel et aux finances constitueront la base d'une comptabilité analytique automatisée.

 

Les relevés des taux d'activité par type de tâche

Pour séparer les charges imputables aux différentes activités, le modèle se base sur la ventilation des taux d'occupation du personnel par tâche. Tous les enseignements et assistants de l'UNIL reçoivent au mois de février un questionnaire leur demandant de répartir en % leur activité entre les t'aches suivantes:

  • enseignement prégradué
  • enseignement postgrade
  • encadrement de doctorants
  • recherche et développement
  • formation continue
  • prestations de service
  • administration générale

Pour 2008, l'enseignement prégradué sera subdivisé en:

  • enseignement au niveau des bachelors et de l'EFLE
  • enseignement au niveau des masters et des anciens cursus de licence/diplôme

La catégorie "administration générale" a été introduite car les personnes interrogées avaient de la peine à répartir les tâches d'administration entre les différentes activités principales. Ce taux d'administration est ensuite réparti entre les autres activités au prorata de leur importance.

Tout le modèle (importance relative des différentes activités) repose sur les taux relevés en février. Une autre approche serait de se baser sur des cahiers des charges, mais pour cela, il faudrait que ces derniers soient gérées dan le système informatique central et qu'ils soient mis à jour périodiquement en fonction de l'activité réelle de la personne.

Le nombre d'équivalents plein temps de personnel consacré aux différentes activités permet de répartir les charges d'une unité selon l'importance relative de ces tâches.

Aux charges comptabilisées dans les comptes de l'Unité, on ajoute une part des frais des services centraux et dans certaines facultés, une part des charges imputées aux comptes du décanat. On obtient ainsi les coûts des différentes prestations de l'Unité.

En attendant une solution basée sur le cahier des charges, le Bureau des statistiques envisage de réaliser le relevé 2008 (au début 2009) par une procédure de formulaires sur Intranet.

 

Relevé des destinataires des prestations d'enseignement

Les prestations d'enseignement d'une unité sont ensuite réparties entre les destinataires des enseignements (orientation d'études). Pour cela différentes méthodes ont été appliquées suivant la Faculté: questionnaire à tous les enseignants en Théologie, données d'examens en HEC, données des inscriptions des étudiants aux cours en GSE, données d'allocations budgétaires pour les tâches d'enseignement en FBM, anciennes estimations par unité, relevées il y deux ans, pour les autres Facultés.

La seule méthode objective et automatique de détermination des destinataires de l'enseignement devrait reposer sur la gestion des étudiants et la mise en oeuvre du projet fédéral de statistique des étudiants en termes de crédits ECTS.

Selon ce projet, les étudiants sont inscrits à des cours ou à des modules, dispensés par des unités de l'UNIL ou celle d'un établissement partenaire, qui peuvent valoir à l'étudiant un certain nombre de crédits ECTS. Le rattachement des étudiants inscrits aux différents cours ou modules dispensés par une unité donnée permet de répartir les crédits ECTS entre les différentes orientations d'études. La livraison à l'OFS des données statistiques des étudiants en termes de crédits ECTS devrait débuter au SH 2010-2011.

Il conviendra de se préparer à cette exigence fédérale en généralisant l'inscription informatique des étudiants aux cours et en structurant en conséquence les données descriptives des plans d'études.

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