Organisation d'événements

| Comment procéder | Quelques règles à respecter | Décorations florales | J'organise un apéritif, une pause-café, etc | Sécurité
 

C’est avec plaisir que l’Université de Lausanne accueille vos manifestations. Bien entendu, la priorité étant donnée à l’enseignement, quelques règles doivent être observées en matière d’organisation ; le calendrier académique ainsi que les Directives relatives à la mise à disposition et à l’organisation de réceptions au sein des infrastructures de l’UNIL vous donneront de plus amples renseignements à ce sujet.

Comment procéder

Selon la nature de l’événement, celui-ci pourra être organisé dans une salle mais également dans l’un des nombreux halls que compte l’UNIL, voire à l’extérieur d’un bâtiment. Ces cas nécessitent une demande de réservation de surfaces, à nous communiquer par courriel ; dans certains cas, nous vous demanderons de nous fournir un plan d’implantation de vos éventuels stands, afin de visualiser vos besoins de manière précise. De plus, vos exigences techniques et logistiques doivent également nous être préalablement communiqués afin que nous puissions tout mettre en œuvre pour vous répondre favorablement.

Quelques règles à respecter

Afin de répondre au mieux à vos attentes, nous vous prions de nous transmettre votre demande, au moyen du formulaire prévu à cet effet ou par courriel, au plus tard un mois avant la date prévue de la manifestation (6 mois à un an pour les événements de grande envergure de par un nombre important de participant·e·s, la présence d’une personnalité, etc.).

 

La livraison de matériel d’exposition ainsi que le montage et le démontage de celui-ci doivent être coordonnés en amont de la manifestation. Le cas échéant, un plan d’implantation pourra être réalisé, sur demande, par Unibat.

 

En cas de mise en place/démontage nécessitant de charger/décharger des véhicules, une demande de stationnement provisoire devra nous être adressée. Nous vous rendons attentifs au fait que, une fois ces opérations terminées, les véhicules devront être déplacés dans l’un des parkings dont dispose l’UNIL.

 

Au terme de la manifestation, les locaux, espaces d’exposition et installations utilisés devront être remis en bon état de marche et de propreté. Le nettoyage général est assumé par l’UNIL, toutefois les frais occasionnés par un nettoyage exceptionnel ainsi que le remplacement de matériel endommagé seront facturés à l’exposant.

Décorations florales

Vous souhaitez égayer votre manifestation au moyen de décorations florales ? Notre groupe Parcs et Jardins se tient à votre disposition pour créer toutes sortes d’arrangements. N’hésitez pas à leur soumettre votre demande au moyen du formulaire prévu à cet effet. De plus, une fois l’événement terminé, vous pourrez bien entendu récupérer les décorations florales ; nous vous prions toutefois de nous retourner les supports (ces derniers vous seront facturés en cas de non-retour).

J'organise un apéritif, une pause-café, etc

Vous organisez une réception et souhaitez l’agrémenter d’un repas ou d’un en-cas ? L’UNIL vous permet d’organiser cela librement et par vos propres moyens, en veillant toutefois à respecter la Directive 5.2 et à nous en informer afin que nous puissions vous fournir toute l’assistance nécessaire au bon déroulement de votre manifestation.

 

Vous pouvez également faire appel à un restaurateur de votre choix parmi les trois présents sur le campus (SV Group, Da Nino, Fit&Fun).Le recours à tout autre prestataire de la restauration (boulangerie, service de livraison, etc...) est proscrit.

 

Dans le cas où vous organisez un événement nécessitant un service traiteur au CSS, nous vous invitons à prendre contact directement avec Madame Kanah Dayan (Fit&Fun).

 

Pour finir, en cas de manifestations à but commercial avec vente de boissons, de denrées alimentaires ou de tout autre bien, nous vous prions de bien vouloir préalablement remplir le formulaire POCAMA.

Sécurité

De manière générale, toute manifestation devra faire l’objet d’une validation de nos collègues du service de sécurité, environnement et prévention (UniSEP).

Contacts

021/692 26 09

021/692 26 10

gestiondessalles@unil.ch

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Tél. +41 21 692 25 11
Fax +41 21 692 25 15