Nos principaux projets en bref

Objectif

L'UNIL gère une quarantaine de collections (littérature grise, photographies, films, objets, instruments d'enseignement, dossiers documentaires, criminalistique, histoire de l'art, archéologie, objets et documents de pharmacie etc…) dont elle possède les originaux et qui sont sans équivalent ailleurs. Ces fonds constituent une partie importante du patrimoine universitaire romand.

L'ensemble de ces collections est géré actuellement via des bases de données File Maker. UNIRIS a pour projet la mise en valeur de ces collections via un logiciel ouvert de mise en valeur afin d'en garantir un accès public et un archivage à long terme.

Responsable du projet

Sacha Auderset, archiviste

Site web des collections numériques

collections.unil.ch

Objectif

Spécialisé dans la gestion des ressources informationnelles et des archives, UNIRIS poursuit ce projet pilote lancé en 2015 en collaboration avec le dicastère Recherche de l’UNIL.

Les objectifs poursuivis sont les suivants :

• Constitution d’un réseau « GDR-UNIL » composé de l’ensemble des parties prenantes concernées – représentant·e·s des facultés, chercheur·e·s, spécialistes de l’information documentaire, informaticien·nes, juristes, spécialistes de la communication, etc.;
• Élaboration d’une politique générale de gestion des données de recherche à soumettre à la Direction de l’UNIL;
• Mise à disposition de ressources (bonnes pratiques, guides, manuels, modes d’emplois, etc.) via le web (voir notre NOUVEAU site web) et organisation de formations (journée d’études, ateliers pratiques, workshops, etc.) destinées aux chercheur·e·s;
• Sensibilisation et développement d’une véritable culture de gestion des données de recherche au sein de toute la communauté UNIL;
• Réflexion sur la mise en place d’une infrastructure qui puisse à la fois répondre aux actuels besoins des chercheur·es de l’UNIL tout en étant compatible avec les futurs outils développés dans le cadre de projets nationaux en cours;
• Elaboration de cours de formation pour les jeunes chercheur·e·s de l'UNIL.

Afin de préparer le développement du projet, UNIRIS a mandaté au début 2015 une étudiante de la Haute école de gestion de Genève – filière Information documentaire – pour réaliser un travail de Bachelor dont la thématique centrale est la gestion des données de recherche (GDR). Identifier quelles données sont générées au sein de nos sept Facultés, mieux comprendre les pratiques, les attentes et besoins des chercheur·e·s de l'UNIL via une enquête et fournir des bonnes pratiques ont été les objectifs de cette étude (voir infra).

Voir également le premier rapport d'UNIRIS : Archives des savoirs - De la gestion des données de recherche pour la recherche, présenté lors de la journée des archivistes des Hautes écoles suisse en 2014.

Responsables du projet

Gérard Bagnoud - chef de projet
Carmen Jambé - Data manager officer / coordinatrice de projet (spécialiste ID)

Ressources

Section dédiée à la gestion des données de recherche sur ce site

Site web sur la gestion des données de recherche à l'UNIL

Rapport - La gestion des données de recherche à l'UNIL : enjeux transdisciplinaires (2015)  (11841 Ko)

Objectif

Le projet vise à décrire, préserver, mettre en valeur et rendre accessible l'un des fonds d'archives historiques majeurs de l'Université, celui de l'Institut de police scientifique et de criminologie (IPSC) couvrant les années 1898 à 1963 (Ecole des sciences criminelles). La partie principale du fonds est constituée d'environ 30'000 photographies (la moitié sera numérisée dans le cadre du projet), la plupart sur plaques de verres, dont un grand nombre reflète les affaires criminelles vaudoises. Ces photographies sont issues du travail de Rodolphe Archibald Reiss (1875-1929), fondateur de l'Institut de police scientifique de Lausanne en 1909, première école du genre au monde, puis de son successeur, Marc Bischoff (1893-1970) qui dirigera l'ancêtre de l'actuel Ecole des sciences criminelles (ESC) de 1919 à 1963.

Après une description de chaque plaque et une évaluation de l'état de la collection en 2017 dans les locaux d'UNIRIS, le fonds sera transféré à Neuchâtel en janvier 2018 pour y être numérisé intégralement, restauré et reconditionné. Pour cette deuxième partie du projet, UNIRIS a obtenu un soutien financier auprès de l'Association pour la sauvegarde de la mémoire audiovisuelle suisse, Memoriav.

Un projet FNRS interdisciplinaire «Synergia» devrait être lancé par nos partenaires académiques, au même titre qu'une Journée d'étude sur Reiss. Ces projets confronteront des disciplines comme l'histoire de l'art, l'histoire, la criminalistique et la sociologie à la richesse d'une source iconographique unique, dotée d'une riche documentation textuelle.

Ces travaux permettront de rendre accessible un fonds d'archives majeur de l'UNIL (accès prévu à compter de 2021 via une nouvelle plateforme de valorisation : voir projet ColNUM).

Responsable du projet

Olivier Robert, archiviste / Sacha Auderset, archiviste (dès juin 2020)

Partenaires

Faculté des Lettres : Prof. Philippe Kaenel, Prof. François Vallotton

Faculté des sciences sociales et politique : Prof. Thomas David

Faculté de droit, des sciences criminelles et d'administration publique - Ecole des sciences criminelles : Prof. Olivier Ribaux, Prof. Christophe Champod

Présentation de projet

Dans le cadre de la la soirée annuelle des alumni 2018, une conférence-spectacle a été organisée pour présenter ce projet pluridisciplinaire. Retrouvez les vidéos de cet événement.

Retrouvez l'ensemble de la collection sur le site des collections numériques de l'UNIL.

Objectif

L’objectif global du programme GEDUNIL 2.0 est de définir, acquérir et mettre en place d’ici à 2018 un ou plusieurs outils informatiques permettant aux unités de l’UNIL de gérer, de décrire, de classer, de stocker, de partager, de diffuser et d’archiver les documents électroniques qu’elles produisent et reçoivent dans le cadre de leurs activités, en conformité avec leur mission et les exigences légales en vigueur.

Le programme GEDUNIL 2.0 s’inscrit également dans une vision stratégique plus large qui est celle de maîtriser, sécuriser et pérenniser les informations produites et reçues à l’UNIL tout en les mettant en conformité avec les normes et la législation en vigueur.

Voir également dans la partie Records management - GEDunil.

Responsables du projet

Raphael Mottier, chef de projet

Laurence Gauvin, records manager, spécialiste GEDunil

Présentation générale de la solution  (1623 Ko)

Objectif

En 1998 l'Université de Lausanne éditait un Dictionnaire des professeur·e·s de 1890 à 1990. Quelques années plus tard elle réitérait avec un volume consacré aux professeur·e·s de l'Académie (1537-1889).

En 2017 le premier volume est épuisé et partiellement obsolète en ce qui concerne les professeurs·es vivants·es au moment de la parution du livre. Une actualisation s'impose, d'autant qu'un nombre important de demandes émanant de chercheurs·es concerne le corps enseignant de l'Institution ou l'histoire des disciplines. Toutes les nominations jusqu'à l'entrée en vigueur de la nouvelle loi sur l'Université (2005) ont été intégrées dans cette mise à jour. Les notices ont été harmonisées, complétées, transférées sur une base de données dans le but de mettre les contenus en ligne. Une partie « annuaire » comportant les données publiques sera librement accessible. La partie « dictionnaire », qui peut contenir des données personnelles, sera réservée aux chercheurs·es et consultable sur dérogation.

Le but du projet est de favoriser à la fois les études statistiques ou prosopographiques, mais également de permettre la reconstitution de filières d'enseignement ou de donner un outil pour des études biographiques.

La base de données de professeurs·es de l'Académie et de l'Unil est accessible depuis l'automne 2020.

Responsable du projet

Olivier Robert, archiviste / Sacha Auderset, archiviste

Objectif

L'archivage et le valorisation des travaux de masters est actuellement différente d'une faculté à l'autre. Elle repose sur des principes archaïques et parfois à la limite de la législation actuelle. Le projet vise donc à assurer à l'ensemble des mémoires (environ 1500 par année) un traitement harmonisé. Le but est de séparer la question de l'archivage administratif et légal de travaux d'examen que sont les mémoires et de favoriser la diffusion électronique de ceux présentant une valeur patrimoniale ou scientifique, dans le respect de la loi sur le droit d'auteur.

Le projet cherche à conserver les originaux, non plus sur papier, mais dans un format électronique.

Responsable du projet

Julie Farine, archiviste

Objectif

En 2017 un projet voit le jour destiné à dresser un inventaire des oeuvres d’art (principalement liées au bâtiment de l’Anthropole, dont les 30 ans étaient fêtés en 2017) et des collections universitaires (scientifiques, artistiques, administratives, etc.) de l’UNIL. 

En 2018 décision est prise de mettre en valeur et de publier sur le web les résultats du projet mené l'année précédente grâce à : 

• Une base principale nommée « Collections », dotée d'une identité graphique qui reprend le travail effectué en 2017 et donnerait accès aux fiches ;
• Des tables liées à la base «  Collections » qui détaillent quelques collections, telles que les instruments de physique, les portraits professoraux de la salle du Sénat, le pourcent culturel ou encore les photos du fonds « Collard ». Au fur et à mesure des besoins, de nouveaux inventaires de collections pourront être rattachés à cet ensemble. Il sera également possible, à terme, de créer un lien vers d’autres bases d’UNIRIS, telles que les archives photographiques et documentaires de l’Institut de police scientifique et de criminologie de 1898 à 1963.

Il s'agit pour UNIRIS de répertorier les collections, de les décrire et de les mettre en valeur afin de ne pas perdre le rattachement des œuvres, leur lien entre elles et de les faire connaître au public.

La base de données des Collections de l'Unil terminé en 2019 est accessible en interne. Au début 2021, un nouveau projet nommé ColNUM (voir ci-dessus) devrait fournir un outil en ligne de valorisation et d'accès public.

En 2021, UNIRIS mis en ligne sa nouvelle base des Collections numériques de l'UNIL.

Responsable du projet

Sacha Auderset, archiviste

Objectif

L’objectif global du projet est de définir et de mettre en place d’ici à l’automne 2017 un outil informatique permettant aux personnes travaillant à l’UNIL d’accéder à une sélection d'articles de presse de manière centralisée et fiable.

Au-delà d’une amélioration et d’une mise à jour technologique et visuelle, voici les objectifs principaux pour le choix d’un nouvel outil :

• Une meilleure « usability »
  • Une fonction de recherche fiable et performante
  • Une meilleure accessibilité
• Un meilleur appui à l’administration à la gestion du service
  • Les utilisateurs et utilisatrices de l’outil pouront choisir et gérer leurs abonnements eux-mêmes
  • Des statistiques d’utilisations solides permetteront de déterminer le montant du droit de diffusion et facilitera une analyse des usages faites du portail
  • Le site permettra de recolter des feedback
• Un gain de temps grace à une simplification dans l’envoi des newsletters qui regroupera désormais la veille stratégique avec la veille image

Cet outil sera construit sur la base des outils existants, à savoir, le protail Dim@tek, la newsletter Dim@news et la revue de presse UNIL.

01.11.2017 : Le nouvel outil de revue de presse et de veille stratégique d'UNIRIS est maintenant disponible sur Synopsis.

Responsable du projet

Eva Dohrmann, spécialiste en information documentaire

Objectif

Le premier volet du projet a été consacré à l’inventaire des œuvres d’art de l’UNIL, principalement celles de l’Anthropole, dans le but de lier ses objets aux festivités des 30 ans du bâtiment, fêté en 2017.

Par la suite, le projet vise à dresser un inventaire des collections universitaires (qu'elles soient scientifiques, artistiques, administratives ou autres) de l’UNIL. Cet objectif est commun à de nombreuses universités suisses et internationales. Une collection est constituée par un ensemble d’objets réunis pour l'enseignement, la recherche ou dans le cadre d’une activité administrative et peut relever d'une faculté, d'une section, ou être liée à un enseignant.

Il ne s'agit pas pour UNIRIS de prendre en charge ces collections, mais d'en connaître l'existence, l'importance et la localisation, d'en déterminer l'intérêt historique et le cas échéant de proposer des mesures pour assurer leur conservation et leur mise en valeur.

Responsables

Olivier Robert, archiviste

Lorena Ehrbar, assistante-étudiante en archives

Partenaire

Faculté des Lettres : Prof. Philippe Kaenel

Rapport collections UNIL - 2017  (1326 Ko)

Objectif

L’information est un bien commun, une ressource stratégique faisant partie de la culture de l’institution. C’est une richesse à partir du moment où elle est correctement gérée, exploitable et transformée en connaissance. Lorsqu’il s’agit de gérer des flux continus d’informations, de tenir compte de la multiplication des obligations légales et réglementaires, d'offrir des outils opérationnels aux unités leur permettant de gérer leurs documents, l’angle patrimonial classique des archives n’est plus suffisant.

L'objectif de notre politique de records management et d'archivage est de doter l'UNIL d'une approche nouvelle en matière de gouvernance de l’information. La finalité de notre politique est de permettre à l'administration de l'UNIL de disposer à tout instant des documents et informations dont elle a besoin pour conduire ses activités, de répondre aux exigences légales et réglementaires et de faire valoir ses droits tout en lui permettant de constituer son patrimoine documentaire et de maîtriser les risques liés à la gestion des documents et des informations.

Responsable du projet

Gérard Bagnoud, records manager / Laurence Gauvin, spécialiste GedUNIL et records manager (dès avril 2019).

Consultez nos documents de référence disponibles ici ainsi que notre politique ici.

Objectif

L'objectif du projet est la conception et la mise en oeuvre d'un nouveau portail documentaire, sous forme de rénovation et d'agrandissement de la salle de travail virtuelle des archives de l'UNIL que constitue l'application Archivore actuelle. Il servira à UNIRIS comme base de référence pour la valorisation des archives de l'UNIL, et permettra de répondre aux besoins du personnel de l'UNIL et des chercheur·e·s travaillant sur l'histoire de l'institution.

Le nouvel outil comportera plusieurs types de contenus comme:

• des séries d'archives numérisées
• de sources, parfois rares, relatives aux manifestations estudiantines dès la seconde moitié du 20e siècle
• des journaux en lien avec l'Université non accessibles en ligne
• des inventaires d'archives et de collections de l'UNIL
• des sources secondaires basées sur des travaux de synthèse comme les productions historiques d'UNIRIS, l'EMPD Géopolis, la notice historique d'Henri Vuilleumier, les textes pour les Alumni, etc.

Responsable du projet

Olivier Robert, archiviste

Lien vers le nouveau site PANDORE

Objectif

L’objectif du projet est d’améliorer la qualité du service proposé aux unités de l’UNIL et aux chercheur·es, en uniformisant l’ensemble des outils de description et de gestion des archives papier de l’UNIL dans le respect du cadre légal imposé par la nouvelle loi sur l’archivage, ainsi que des normes professionnelles.

Le nouvel outil informatique OLGA permettra aux unités d'effectuer et de décrire leurs versements d'archives à UNIRIS via une plateforme web. Il leur offrira également un puissant moteur de recherche pour retrouver et consulter leurs archives. OLGA donnera à UNIRIS de nouveaux moyens de gestion des quelques 3'000 mètres linéaires de documents de l'UNIL que le service gère actuellement.

Entre 2019 et 2020, OLGA et devenu OLGAH (H pour Hybride) afin de marquer l'implémentation d'un extension pour permettre l'archivage électronique à valeur probante et historique.

Responsable du projet

Raphael Mottier, responsable de projets TIC / Laurence Gauvin, spécialiste GedUNIL et records manager (dès avril 2019)

Lien vers le nouvel outil OLGA (accessible uniquement depuis le réseau de l'UNIL)