La synthèse sur les activités 2016 et un regard sur les projets 2017

L'essentiel de 2016

Le Centre informatique est un centre de services à la disposition de toute la communauté universitaire. Afin de remplir au mieux ce rôle, il est amené à renouveler sans cesse logiciels, matériels et applicatifs, ainsi qu’à développer de nouveaux services en adéquation avec les développements technologiques et avec l’évolution constante des besoins des professeurs, des étudiants et du personnel de l’Université.

Valeurs et qualité

  • Le suivi des recommandations du Contrôle cantonal des finances a amené le pôle gouvernance du Centre informatique à vérifier les bases juridiques et à mettre à jour les contrats de services envers des tiers. La gestion des ordinateurs en fin de vie est par contre un chantier qui a peu évolué, d’une part parce que nous avons mis l’accent sur la gestion et la distribution des logiciels, et d’autre part parce que la plupart des ordinateurs qui sortent de maintenance continuent leur vie à l’Université comme poste d’appoint.
  • La démarche qualité nous a conduit à expliciter nos valeurs et à vérifier leur adéquation avec celles de l’Université. Nous travaillons dans les domaines personnel, relationnel et professionnel et avons établi une liste d’actions à suivre dans la période allant jusqu’à 2020. En 2016 déjà, l’accent a été mis sur le développement professionnel avec un fort accroissement des dépenses de formation, sur le sens de la communauté avec l’ouverture de nos séances plénières à d’autres intervenants de l’Université et avec des gestes de reconnaissance conviviale en interne. Enfin, nous avons focalisé l’attention de chacun sur l’ouverture d’esprit nécessaire pour oeuvrer dans un milieu universitaire. La collation de fin d’année s’est ainsi conclue sur un exposé des liens entre philosophie et informatique (merci Jamil).
  • Le changement de la direction de l’Université a été pour nous une étape importante. Nous avons assuré une continuité de services dans cette phase de changement, nous avons noué de bons contacts avec l’équipe de direction de Mme la prof. Nouria Hernandez et nous espérons lui offrir une fraîcheur d’esprit et de la capacité d’action.

Fiabilité et qualité

  • Aujourd’hui, Internet est un élément central du travail de chaque membre de notre communauté. Pour renforcer encore la sécurité de ce système de communication et d’échanges, nous avons analysé bâtiment par bâtiment les risques liés à une coupure physique d’une fibre optique ou à une coupure partielle de l’alimentation électrique. Notre objectif est d’offrir à chaque bâtiment un accès autonome au réseau de communication et nous avons mis en 2016 l’accent sur la zone Sorge-Géopolis, touchée par d’importants travaux de génie civil, et sur la zone ville (Bugnon, Epalinges, Centre), complexe en terme de cheminement réseau. Le basculement d’un chemin à l’autre dans chacun de ces quartiers peut être maintenant réalisé presque immédiatement et de façon logique.
  • Le réseau de communication n’est pas qu’une question de cheminement de fibres optiques, mais aussi de points d’accès dans les bâtiments et étages. 2016 a vu la mise à niveau des points d’accès wifi et le remplacement d’une partie des points d’accès au réseau filaire.
  • La sécurité agit également au niveau des couches logiques. L’Université est protégée par quatre cercles de sécurité (pour faire simple). Le premier est celui de SWITCH par rapport à l’Internet général, le deuxième est celui de notre réseau par rapport à celui de SWITCH. Deux autres cercles protègent d’abord les serveurs centraux et ensuite les bases de données. Les éléments Firewalls et Load balancers qui permettent l’application de près de 200 règles de sécurité d’accès ont été renouvelés en 2015 et 2016. Un réglage fin a alors été nécessaire pour que ces éléments travaillent en bonne harmonie, sans empêcher les échanges entre applications et vers l’extérieur.
  • A toute fin 2015, des éléments pour augmenter les capacités des systèmes SAN (stockage des applications centrales), NAS (stockage des données de recherche) et Data Domain (sauvegarde des données) avaient été livrés. Nous nous sommes attelés en début 2016 à leur installation et au transfert sans heurt des données des anciens aux nouveaux systèmes, et une nouvelle augmentation de capacité a été nécessaire à fin 2016. Il faut savoir que notre budget ordinaire ne nous permet qu’une augmentation de 20% de la capacité annuelle, alors que les besoins d’extension exprimés par les chercheurs sont plus près de 40% !
  • En 2015, nous avions obtenu un crédit de la Direction pour explorer la voie d’une troisième copie de sécurité pour les données de recherche et le stockage à long terme de ces mêmes données. Historiquement, cette troisième copie est assurée pour les données dites sensibles, définies en partenariat avec les facultés, mais l’extension à de nouvelles données n’est plus possible par rapport aux technologies actuelles, ni supportable économiquement. En 2016, nous avons donc conduit une étude, des tests et un appel d’offres en procédure ouverte pour trouver une solution qui nous permette de gérer cette 3ème copie de sécurité de façon économe en terme budgétaire et pérenne en terme technologique. Nos demandes ont poussé les spécialistes et consultants à leur limite et les derniers tests quantitatifs se sont achevés entre Noël et Nouvel An.
  • Il y aurait beaucoup à dire encore sur le domaine infrastructure de nos activités, mais je ne peux passer sous silence les améliorations apportées à la salle machine de la zone Sorge. Grâce à la compréhension de la Direction et avec l’apport de nos collègues d’Unibat, nous avons mis en service une toute nouvelle installation de courant secouru (génératrice), ainsi qu’une segmentation à l’intérieur de la salle (allée chaude), afin d’augmenter sécurité et respect de l’environnement.

Qualité et gestion de projets

  • Les recommandations du Contrôle cantonal des finances pour un développement harmonieux de la gestion de notre portefeuille de projets portaient sur le renforcement des échanges avec les métiers et sur l’usage systématique de la documentation de projets. Un lien plus fort entre développement de projets, engagement de ressources externes et engagement budgétaire était demandé, pour se prémunir d’éventuels dérapages parfois présents dans le domaine informatique.
  • Grâce à un poste à plein temps dédié au management de projets, nous avons renforcé l’usage interne de notre documentation de projets. A ce jour, les domaines de la gestion des études, de la gestion des applications RH et financières ou de la logistique convergent vers une harmonisation de nos outils de suivi, pour un meilleur rendu auprès des métiers et pour un meilleur partage entre applicatifs.
  • Notre structure de cartographie est en place autour du référentiel Méga et nous poursuivons notre effort d’accompagnement des projets. Si nous mettons aujourd’hui l’accent sur le suivi des projets de gestion des études, nous avons encore du chemin à parcourir dans la conduite du changement pour parler d’abord de processus métier avant d’aborder la solution technique. Ici, la commission cartographie de l’Unil est un bon endroit pour échanger et progresser autour de cette problématique.
  • Côté logistique, le tout début de 2016 a vu la migration de la plateforme technique et logicielle de la campus card. On a vu ensuite l’aboutissement de l’intégration des outils de gestion de l’Idheap dans ceux de l’Unil (y compris pour la partie concernant les Alumni), ainsi que la mise en production de la gestion des engagements et des fournisseurs pour le Service de gestion des bâtiments en toute fin d’année.
  • Côté Edunil, 2016 a été l’année d’un profond changement dans l’équipe en charge du projet. Plusieurs collaborateurs, que nous remercions ici pour leur engagement au service de nos usagers, sont partis et une nouvelle équipe s’est mise en place avec l’arrivée de cinq collaborateurs. En premier lieu, nous avons privilégié le transfert de connaissances pendant cette phase délicate, mais nous avons aussi bénéficié de l’apport de nos nouveaux collègues pour réorganiser le travail et l’infrastructure de développement. Enfin, l’informatisation sous Edunil des premièrs fonctionnalités pour les applications liées à l’aide sociale et à la commande de grades a pu être engagée.
  • Côté Sirh, Sharepoint est entré en production en début d’année, BO, pour l’analyse des données RH issues de SAP et de celles nécessaires à la fixation du traitement initial, a suivi en août, ainsi que Success factors en décembre pour la gestion des mises au concours. La partie consultation de Reshus est également en production sous le portail SAP et sera mise à disposition de toutes les entités de l’Unil dès le feu vert des métiers.
  • D’autres projets pourraient encore être mentionnés dans le vaste domaine couvert par notre groupe systèmes de gestion, mais je ne mettrai en exergue ici que l’étude sur les outils d’analyse des données. Nous proposons leur mise à niveau autour de BO pour SAP et de Tableau pour le reste, avec un plan de migration pluri-annuel. Cette étude est en discussion avec le service Unisis pour coordonner nos efforts dans l’analyse statistiques des données universitaires.

Qualité et catalogue de services

  • Les services que proposent le Centre informatique sont présentés de façon historique et disparate sur notre site Web. S’il est facile pour une personne qui connaît la structure de l’Unil et plus particulièrement celle du Centre informatique de s’y retrouver, il est beaucoup plus difficile de connaître notre palette de services pour une personne nouvelle dans l’institution.
  • La démarche qualité 2015-2020 a mis l’accent sur la réalisation d’un catalogue ordonné de services. Plus de 150 services ont été recensés et une présentation claire et ordonnée par thèmes a été développée, en s’inspirant des efforts déjà réalisés dans des universités voisines (Unige, EPFL) ou plus lointaines (Cornell ou Leeds par exemple). Les travaux de préparation pour la mise en production de notre catalogue de services sont ainsi réalisés.
  • L’environnement de bonnes pratiques ITIL est notre source de référence pour harmoniser, élaguer, simplifier notre service à la clientèle, en commençant par une généralisation de l’usage du Help desk dans les contacts entre Centre informatique et usagers. L’augmentation de 20% du nombre de tickets traités par le Help desk exprime cette généralisation de l’outil OTRS (open source ticket request system).
  • Côté Serval, le renouvellement complet des plateformes techniques et des processus de gestion et de recherche pour l’utilisateur a été réalisé, avec une mise en production en automne comme prévu. Comme prévu aussi, un changement aussi important dans la manière de gérer les publications a conduit à des réactions fortes et parfois disproportionnées à l’encontre des personnes qui ont mené à bien ce chantier d’envergure. Aujourd’hui, ce nouvel outil entre dans les moeurs et la bibliothèque de médecine, notamment, a adapté en conséquence ses cours de formation à l’open access et la gestion des publications de la faculté.
  • Côté MyUnil, la date de mise en production du nouveau portail, fixée à la rentrée d’automne, a été respectée. La fille au pull vert a disparu et un design plus moderne est apparu, design dont bénéficient également les nouveaux sites L’actu et L’agenda de l’Unil. Là aussi, l’acceptation de ces nouveaux produits ont demandé quelques ajustements, mais sont une réalité aujourd’hui.
  • Et pour finir cette première partie de notre rapport annuel, j’aimerai mentionner la belle histoire des globes de Mercator : après une découverte en physique, une recherche historique et une mise en perspective géographique, nous sommes intervenus pour le géoréférencement informatique et avons conclu l’année par une présentation au meeting annuel SWITCH devant plus de cent collègues des autres universités suisses (merci Alexandre).

Quelques chiffres de 2016

Gouvernance

  • 158 contrats pour 123 personnes pendant l’année
  • 1’223’322.- engagés pour la gestion des données
  • 15’370’586.- de charges totales, avec un solde de fin d’exercice de 122’952.-
  • 1’158 micro ordinateurs mis à l’inventaire (ordinateurs, portables et tablettes)
  • 1’105 commandes pour les services et facultés de l’Unil hors Ci
  • 531 commandes pour le Ci

Infrastructure

  • Plus de 9’900 utilisateurs du réseau wifi en simultané
  • 1’119 TB de capacité brute sur le serveur de fichiers principal
  • Près de 2’300 TB de données transportées sur le lien Internet
  • Plus de 20% d’augmentation dans le trafic internet produit en une année

Architecture

  • 2’000 jours/ homme de travail pour le développement de nouveaux projets
  • 1’500 jours/ homme de travail pour la maintenance des applications
  • 170’572 pièces comptables enregistrées en 2016
  • 14’567 mutations dans les données de base du système rh
  • 464’000 visiteurs par mois (+ 10 %) sur les sites institutionnels www.unil.ch
  • 120’000 visiteurs par mois (+ 15 %) sur les serveurs web WordPress
  • 0.915 TB de données distribuées (- 12 %) au travers du portail MyUNIL

Services

  • 42’867 tickets de support traités par le Help desk
  • 11.5 millions de pages (stable) imprimées sur PrintUNIL
  • 6.4 millions de pages (stable) imprimées à la Repro + 5.6 millions sur PrintOffice
  • 26’640 (+ 4%) comptes informatiques ouverts
  • 143’528 références ou documents dans l’entrepôt institutionnel Serval

Des projets pour 2017

Valeurs et qualité

  • Le suivi des recommandations du Contrôle cantonal des finances amènera le pôle gouvernance du Centre informatique à retravailler sur la gestion des ordinateurs en fin de vie (projet dont les grandes lignes ont déjà été dessinées). En terme de budget ordinaire, les dépenses courantes de matériel et de logiciel ne peuvent plus être couvertes sans utilisation des fonds laissés libres dans le compte de personnel (lors de mise au concours retardée ou de poste vacant). Nous essaierons de corriger cela dans le cadre de l’élaboration du budget 2018.
  • La démarche qualité 2015-2020 nous a donc conduit à expliciter nos valeurs dans les domaines personnel, relationnel et professionnel. L’objectif est maintenant d’assurer la présence de ces valeurs dans chacune de nos actions: nous aimerions renforcer l’innovation et la créativité, afin de ne pas nous laisser enfermer dans la seule maintenance des services actuels et nous préparer aux défis d’une population estudiantine très mobile et d’une population de chercheurs sensible aux développements technologiques. En interne, nous allons  bien préciser les responsabilités et les rôles de chacun dans les processus ou projets importants (matrice RACI). Et en terme de collaboration, nous serons attentifs à ce que l’information circule bien entre collègues et collaborateurs de notre service et des autres services métiers avec lesquels nous sommes le plus souvent en interaction.
  • Avec la Direction de l’Université, nous aimerions pouvoir préciser notre périmètre d’actions et de responsabilités dans des domaines touchant d’autres services, actions telles que l’entrepôt de données, les annuaires ou la téléphonie.

Fiabilité et qualité

  • Aujourd’hui, Internet est un élément central du travail de chaque membre de notre communauté universitaire. Pour renforcer encore la sécurité de ce système de communication et d’échanges, nous avons analysé bâtiment par bâtiment les risques liés à une coupure physique d’une fibre optique ou de l’alimentation électrique. En 2016, nous avions mis l’accent sur la zone Sorge-Géopolis et sur la zone ville. En 2017, nous travaillerons dans le quartier Chamberonne.
  • Le réseau de communication est aussi une question de points d’accès dans les bâtiments et étages. 2017 verra la mise à niveau et le dédoublement des contrôleurs d’accès wifi et le remplacement d’une deuxième partie des points d’accès au réseau filaire.
  • Pour assurer le bon fonctionnement de ce réseau complexe de communications, nous devons être attentifs au système d’adressage. En terme technique, les adresses historiques de type IPv4 seront toutes utilisées vers 2020. Pour pallier à ce problème, nous oeuvrons sur deux plans. D’une part, nous avons introduit les nouvelles adresses IPv6 en 2012 déjà et poursuivons le déploiement de ce type d’adresses. D’autre part, nous déployons des classes d’adresses privées pour tous les types d’équipement qui ne nécessitent pas d’accès direct à l’Internet. En 2016, nous avons mis les équipements réseau et les bormes wifi dans cette classe d’adresses privée, et en 2017 nous y mettrons les près de 3’000 appareils de téléphonies ip, préparant ainsi l’Iot (ou l’internet des objets).
  • Au niveau logique, l’accès sécurisé au réseau depuis l’extérieur du campus sera changé en 2017, les éléments Firewalls et Load balancers l’ayant été en 2015 et 2016. Et en terme de procédure, nous allons demander à chacun de renouveler au moins une fois par année son mot de passe afin de renforcer la sécurité de l’ensemble du système d’information. Des tests effectués en 2016 ont montré que les personnes acceptent maintenant assez bien ce type de mesures, les vols à large échelle des mots de passe dans Yahoo, Dropbox ou ailleurs ayant marqué les esprits.
  • En 2016, nous avons mis l’accent sur la mise à niveau et l’accroissement de capacité du serveur NAS pour les données de recherche. Ces travaux se poursuivront en 2017, en fonction des ressources financières disponibles. Pour le deuxième système de stockage central SAN des données administratives, une étude et un appel d’offres seront conduits pour changer complètement ce système en fin de vie et bénéficier ainsi des toutes nouvelles technologies (disques ssd généralisés, infrastructure hyperconvergente, virtualisation étendue).
  • En 2016, nous avons conduit une étude, des tests et un appel d’offres en procédure ouverte pour trouver une solution qui nous permette de gérer la 3ème copie de sécurité des données de recherche sensibles de façon économe et pérenne. Les derniers tests quantitatifs ayant été terminés entre Noël et Nouvel An, nous procédons actuellement à la finalisation de la procédure d’appel d’offres et le premier semestre 2017 verra la mise en production de cette toute nouvelle façon de stocker les données, avec une ouverture vers le stockage objet, l’archivage et le déplacement de données dans le cloud.

Qualité et gestion de projets

  • Les recommandations du Contrôle cantonal des finances pour un développement de la gestion de notre portefeuille de projets portaient sur le renforcement des échanges avec les métiers et sur l’usage systématique de la documentation de projets. En 2017, les notions de décompte d’heures internes et externes vont être mises en valeur, non pas seulement pour calculer le chemin parcouru mais surtout pour réserver les ressources nécessaires à la réalisation complète des projets.
  • Côté PMO et suivi des projets, nous commençons l’année 2017 par une étude rétrospective, afin de tirer des enseignements du passé et de se placer dans une voie d’amélioration continue, conformément à notre démarche qualité.
  • Pour la gouvernance de projets, la Direction veut mettre l’accent sur des relations bilatérales entre informatique et métier selon la problématique abordée. La Direction met aussi l’accent sur des objectifs et des réalisations à trois mois, pour accélérer les développements et rendre le chemin parcouru plus concret.
  • Côté logistique nous suivons l’évolution constante des outils campus card, en renouvelant le site web et les processus liés au contrôle d’accès, et des outils planetunil, en coordonnant avec Unibat la mise à jour des données nécessaires à la gestion du patrimoine bâti. 2017 verra aussi la mise en place de la nouvelle politique d’usage des parkings. Nous espérons résoudre les problèmes de coordination entre nos applications internes et celles, externes, de gestion des ouvertures des barrières et de tarification des droits de parcage.
  • Côté Edunil, 2017 verra la poursuite des chantiers techniques, notamment le passage vers une nouvelle base de données. La fin des dossiers d’exigence métiers fondateurs, statut de l’étudiant et offres de formation, permettra d’engager les développements Edunil à large échelle.
  • Côté Sirh, le feu vert métier a été donné en toute fin d’année 2016 pour le nouveau module de paie et la gestion améliorée des multimatricules. Nous mettrons de l’énergie pour intégrer sous SAP la gestion RESHUS des enseignants, celle des certificats de travail et celle des absence de longue durée. Côté finances, le développement de l’application de gestion des notes de frais (personnel régulier) est fini et la mise en production est prévue dès la fin des test métiers.
  • Mentionnons enfin le travail réalisé avec le service Uniris autour de la gestion collaborative des documents, pour la Direction et pour la faculté des SSP.

Qualité et catalogue des services

  • La démarche qualité 2015-2020 a mis l’accent sur la réalisation d’un catalogue ordonné de services. Après les travaux d’ordonnancement des 150 services répertoriés en une dizaine de grandes catégories et la préparation du design de présentation graphique, nous visons à une publication de ce catalogue dans le premier semestre 2017. Le travail ne s’arrêtera pas là, mais se poursuivra en profondeur avec la production de la documentation liée à chaque service et la clarification des responsabilités internes.
  • La gestion de la relation entre notre Centre de services et la communauté universitaire se base sur une équipe d’étudiants au Help desk, un outil de traitement des requêtes OTRS et bien sûr des processus de gestion interne. Nous mettrons cette année l’accent sur la simplification de ces processus, transverses à plusieurs unités internes du Ci.
  • Dès le 9 janvier, nous lançons notre nouvelle plateforme de distribution de logiciels, afin de simplifier l’accès à notre offre via un catalogue unique pour étudiants et personnel, et afin de gérer plus efficacement les licences distribuées.
  • Côté Serval, les producteurs de notices et de documents de recherche sont conduits pas à pas dans la publication sur Internet de leurs publications. Nous ajouterons à la nouvelle version mise en production à l’automne des outils d’export des publications et procéderons à la traduction, tant attendue, du site en anglais. Nous ferons également le lien avec le système international ORCID d’identification des chercheurs.
  • Côté MyUnil, la mise en production du nouvel ensemble d’outils à l’automne passé sera suivie d’un enrichissement des fonctionnalités en fonction des demandes qui nous parviennent (horaire des séminaires de médecine, accès aux dictionnaires, etc.). MyUnil est aussi un élément important du nouveau système de gestion des études EdUnil. Une vision beaucoup plus synthétique des résultats d’examen, des étapes de formation franchies et des cours à suivre est maintenant proposée à l’étudiant.

 

Ce rapport est le premier produit sous la nouvelle Direction. J’aimerai ici la remercier pour l’écoute attentive qu’elle nous offre et particulièrement Mme la Rectrice pour sa disponibilité et son soutien.

Dr Pascal Jacot-Guillarmod 

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