Traitement des factures d'achats

Processus d’achat

Les commandes/achats sont effectués par les instituts/services/département.

Les responsables de fonds/centres financiers sont responsables des commandes.

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Principe du paiement sur facture/avance de frais

En principe, les achats sont payés à réception des factures.

A titre exceptionnel, une avance de frais peut être consentie lorsque les circonstances le justifient et que la demande en est faite par avance au Service financier.

Pour effectuer une demande à ce titre, le formulaire « Avance de frais » dûment rempli doit être fourni au Service financier.

Le remboursement des frais effectifs, sous déduction de l’avance, a lieu sur la base du décompte définitif auquel sont joints les justificatifs.

La différence en plus ou en moins est alors remboursée (au bénéficiaire ou à l’UNIL).

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Les prestations réalisées par des « indépendants »

Le SRH est responsable pour l’UNIL du respect des règles en matière d’affiliation aux assurances sociales.

Dans ce cadre, la délimitation entre indépendant et salarié a fait l’objet d’une note du SRH en date du 29.10.2014. Il ressort de cette note que les factures émises par des indépendants doivent être accompagnées de l’attestation d’indépendant émise par une Caisse AVS suisse et que celle-ci doit dater de moins d’un an.

Pour les autres zones géographiques/pays, le SRH se tient à disposition pour déterminer quels sont les documents à fournir.

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Responsabilités en matière d’achat

Préalablement à la commande, le responsable doit s’assurer d’avoir les fonds nécessaires pour faire face à l’engagement qui en découle.

Les achats doivent se faire en lien avec la mission des centres de coûts de telle sorte que les sources de financements soient respectées et que les fonds soient utilisés d’une manière rationnelle.

Les achats doivent se faire dans le respect des limites de compétences établis par la Directive 2.2 de la Direction.

Par sa signature, le responsable atteste que:

la dépense est bien réalisée (livraison/prestation déjà effectuée);

  • qu’elle est nécessaire au bon fonctionnement de l’UNIL et à la réalisation de ses missions;
  • qu’elle est de bonne qualité ou conforme à ce qui a été commandé;
  • que les prestations ont été facturées au bon prix;
  • quel est le fonds qui est concerné;
  • quelle période comptable est concernée par cet achat.

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Compétences financières

Pour les engagements de CHF 5’000 et plus, la directive relative aux limites de compétences financières s’applique (Directive 2.2 de la Direction).

Lorsque plusieurs signataires sont exigés, il est recommandé de les apposer dès la commande afin de permettre un contrôle a priori de la validation de l’achat.

A réception des factures, celles-ci sont visées et rapprochées du bon de commande (voire du bon de réception en cas de livraison de marchandises).

La commande signée et la facture sont envoyées ensemble au Service financier (avec signature originale).

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Offres

Les engagements de CHF 50’000 et plus doivent faire l’objet d’au moins 3 offres préalables sauf exceptions acceptées par la Direction.

Dans certains cas, les règles en matière de marchés publics s’appliquent.

En cas de doute sur l’application des dispositions de la LMP, il est recommandé de consulter le Service des affaires juridiques de l’UNIL.

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Détermination des imputations

Avant l’envoi des factures au Service financier, celles-ci doivent faire l’objet de l’apposition du timbre d’imputation comptable.

Les rubriques de ce timbre doivent être remplies afin que le Service financier ait toutes les informations nécessaires concernant l’imputation des factures préconisée par les Services/instituts/facultés…

Les cases du timbre prévues pour les diverses étapes de validations doivent également être remplies.

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Comptabilisation
Paiements
Facturation interne
Achats par carte de crédit institutionnelle

De nombreux achats nécessitent aujourd’hui l’utilisation d’une carte de crédit. L’UNIL ne dispose pas de cartes de crédit à proprement parler. En revanche, il est possible, sous certaines conditions de procéder à des:

  • achats à l’aide d’une carte institutionnelle (au nom de l’UNIL) octroyées suivant une décision de la direction;
  • achats à l’aide d’une carte de crédit personnelle (privée) et remboursement des dépenses du collaborateur sur la base des justificatifs originaux (avec copie du relevé de la carte de crédit personnelle);
  • achats à l’aide d’une carte de paiement direct pour autant que cette carte soit uniquement dédiée à des achats faits pour l’UNIL.

Informations

  • Les achats faits à l’aide d’une carte de crédit institutionnelle sont régis par la Directive 2.7 de la Direction. Cette directive est complétée par des instructions du Service financier (voir lien ci-contre).
  • Les demandes de cartes de crédit doivent être formulées en utilisant le formulaire ci-contre…
  • Les cartes d’achat institutionnelles sont émises par Mastercard Il ne peut être fait d’achats à titre personnel sur ces cartes de paiement. Il n’est pas permis de transmettre à qui que ce soit les codes des cartes de crédit afin d’éviter toute malversation.
  • Les titulaires des cartes sont responsables des transactions réalisées à partir de celles-ci.
  • Les relevés des cartes émises sont consultables à l’aide de codes transmis par le Service financier. Pour accéder au site permettant cette consultation, cliquer sur le lien ci-contre…

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Suisse
Tél. +41 21 692 23 20
Fax +41 21 692 23 05