Soutien à la captation vidéo

Par captation nous entendons la reprise en direct (montage en temps réel) du son, de l'image et du powerpoint de l'intervention.

Unicom peut vous proposer des sous-traitants pour réaliser des captations ou vous conseiller dans le choix d'équipements audiovisuels et de logiciels permettant cette activité.

Nous ne pouvons entrer en matière pour des captations isolées mais nous formerons volontiers une équipe de faculté qui prendra en charge de manière régulière une telle activité.

Certaines facultés disposent de matériel ou/et d'une équipe en mesure de mettre en oeuvre une captation. C'est le cas des facultés de Droit, en particulier l'Idheap, de HEC, de GSE, des Lettres et des SSP. 

Les modalités de prise en charge sont à discuter directement auprès des responsables, en prenant contact avec les Décanats respectifs.

L'utilisation d'un dispositif de captation est intéressante pour les Instituts, Laboratoires, Centres de recherches, mais doit être coordonnée au sein de la Faculté.

Pour faire l'objet d'une demande d'informations ou d'une aide de la part d'Unicom, la captation doit posséder une composante académique et se dérouler à l'intérieur des auditoires de l'UNIL..

Nous ne pouvons entrer en matière pour des prestations d'associations ou groupes d'intérêts privés. 

Dans la mesure du possible nous pourrons vous conseiller sur l'utilisation, l'achat ou la location de matériel AV adapté. Budget global d'équipements de 5 à 25'000 CHF.

Une équipe de captation se compose en général de 2 à 4 personnes suivant l'envergure du projet.

La captation de cours, de colloques ou d'événements nécessite une préparation méticuleuse et relativement longue. Cependant, la méthode utilisée permet, une fois l'événement terminé, une mise à disposition rapide des contenus sur le web, ou/et les réseaux sociaux.

Le travail de captation incombe au demandeur de prestation: Instituts, Laboratoires, Centres de recherches de manière coordonnée, au sein des Facultés ou peut être pris en charge par un prestataire externe. Unicom, au travers des groupes multimédia et audiovisuel, apporte une aide sous la forme de conseils d'utilisation en rapport avec le raccordement aux appareil audiovisuels présents dans les auditoires.

Dans le cas d'un souhait de mise en place d'une équipe de faculté, Unicom peut contribuer à former celle-ci. Un prêt de matériel peut être consenti de manière transitoire s'il existe une volonté de s'équiper en fonction d'une planification par étape.

De même, une assistance lors d'une première installation et du démarrage puis, après l'événement, à une formation complémentaire pour la mise à disposition des contenus,  sur internet: sites de l'UNIL, réseaux sociaux, chaine YouTube, canal iTunes U, ou autres. Cette prestation peut aussi être envisagée via un mandat donné à une entreprise externe.

Exemples de documents produits

• www.unil.ch/jip
   
• www.unil.ch/gse/page92082.html
   
• www.unil.ch/unicom/exemple-de-captation
   
• d'autres exemples à découvrir sur podcast.unil.ch

Sur le site web la dimension proposée tient compte des débits possibles sur les réseaux privés destinataires, il s'agit le plus souvent de documents 1280 x 720 avec un débit de ≈ 2'300 kbps. La taille de captation est habituellement semblable, mais de moindre compression; elle peut aussi atteindre le FullHD, soit 1920 x 1080 points, pour des diffusion via YouTube.

Une nouvelle (12.2017) possibilité de diffusion existe via une interface Moodle - Kaltura développée par le Riset.

Personnes

En plus d'une ou deux personne(s) chargée(s) d'introduire,  de passer la parole, de placer le micro et de lancer la présentation (powerpoint) adéquate de chaque conférencier; deux à trois personnes supplémentaires sont nécessaires pour réaliser une captation convenable: gestion des outils informatiques, de la vidéo et de l'audio.

Il incombe aux facultés de prévoir une indemnisation adéquate des personnes qui sont amenées à travailler sur les différents projets de celle-ci.

Temps nécessaire pour la formation et la préparation à la captation

≈ 4:00 - 8:00 heures pour une formation initiale de l'équipe.
≈ 2:00 - 3:00 heures pour une formation de l'équipe liée à une captation particulière,
≈ 1:00 - 3:00 heures de préparation du cadre graphique et des titres,
≈ 1:30 à 2 heures, souvent en fin d'après-midi, dans la journée qui précède le colloque (disponibilité de la salle),
≈ 1:00 en début de chaque journée de colloque. Unicom fournira une aide pour installer et démarrer la captation,
≈ n:00 durée du colloque,
≈ 0:30 pour démonter et ranger le matériel au terme de chaque journée, éventuellement lors de la pause de midi, si une surveillance n'est pas assurée,
≈ 4:00 à 8:00 pour la mise à disposition des contenus sur internet,

Choix de la salle dans laquelle se déroule le colloque

Le choix de la salle est particulièrement important, car le dispositif de captation doit être raccordé au système de sonorisation de la salle (la qualité sonore est primordiale). Une adaptation particulière doit être prévue en cas de table ronde.

De même, les questions d'éclairage sont aussi cruciales, parfois il est nécessaire d'installer un éclairage d'appoint. Les grands auditoires tels le ANT 1031, MAX 350 et 351 sont équipés à demeure d'une rampe lumineuse.

Scénarisation

Une bonne coordination entre le chairman, le conférencier et les personnes qui s'occupent de la captation est nécessaire. Un petit geste de l'un, suivi d'une à 3 secondes de latence avant le discours, permettra de bien démarrer la séquence de captation qui intègre directement un visuel de présentation de l'événement.

Equipements nécessaires

Comme la captation "récupère" le powerpoint en temps réel, il est nécessaire de disposer d'un ordinateur de présentation qui soit fixe dans le sens où toutes les présentations seront diffusées depuis cet appareil relié au réseau, si possible avec une adresse fixe. La configuration de cet appareil fait partie de la formation initiale.

Lorsque la Faculté ne dispose pas encore de tout le matériel nécessaire, Unicom peut réaliser un "prêt transitoire de matériel" comprenant une partie de celui-ci: caméras, dispositif d'acquisition de l'image, câblage, boitier d'encodage, ordinateur de captation. La Faculté organisatrice prend à sa charge la responsable budgétaire du prêt. Elle s'engage au niveau de la valeur du matériel en cas de perte ou de détérioration.

Au niveau du son, la caméra est reliée sur le dispositif de mixage de l'auditoire. Il faut donc veiller à disposer, ou faire en sorte que l'auditoire dispose d'un équipement audio suffisant: en général 3 micros sans fils (1 micro cravate pour le conférencier, 1 micro main ou cravate pour le Chairman, 1 micro main pour les questions).

La planification des micros supplémentaire est à prévoir avec votre technicien audiovisuel, Monsieur Enrico Perricone d'Unicom.

Le logiciel utilisé est Wirecast de l'éditeur Telestream. (une version fonctionnelle et le mode d'emploi peuvent être téléchargés sur le site de l'éditeur)

Ligne graphique et visuels

Dans la plupart des cas, l'on tente de reprendre la ligne graphique de l'affiche ou de la plaquette comme image de visuel (mire) de la captation. L'objectif est de rendre visible l'appartenance de la communication au niveau de l'émetteur et de son institution. L'intérêt de la méthode utilisée réside dans le fait qu'outre un sentiment d'appartenance à l'institution, l'association; il devienne difficile de séparer le message de son cadre institutionnel de diffusion.

La mise en oeuvre graphique de la captation est facilité par un logiciel qui permet de travailler par couches : 1) sources:  image de la prise caméra et powerpoint, 2) visuel, logos et titres du colloque / manifestation 3) titre de la conférence, nom du conférencier.

Edition et montage

Le dispositif nécessite une préparation méticuleuse, mais un travail très limité de montage à la fin de la captation. A posteriori il est encore possible de faire des coupes ou d'ajouter un générique si l'on a pas eu le temps de le faire auparavant. Cependant aucune opération de montage n'est en principe nécessaire ni recommandée: on reste dans le domaine de la captation et non du film promotionnel. Une fois cette opération effectuée une exportation du contenu est nécessaire afin de garantir une bonne synchronisation son-image.

Il est évidemment possible de créer à posteriori en plus de la captation un montage promotionnel du colloque / manifestation /conférences "highlight". Mais ceci est évidemment coûteux en temps et nécessite la maîtrise des logiciels montage.

Diffusion sur Internet

Il faut distinguer ici :

1) la diffusion web en direct (streaming) qu'il est possible d'effectuer, mais qui constitue une alternative concurrente à l'événement et sur laquelle il faut penser à communiquer sans quoi peu de "spectateurs" suivront le contenu en direct. A l'UNIL, moins de 20% des captations sont diffusées en direct.

2) la diffusion web en différé

Nous utilisons un outil d'encodage développé par Loïc Cattani d'Unicom, pour la diffusion sur internet. Celui-ci, nommé HVA (HTML Video Automator), qui constitue, toute proportions gardées, le YouTube de l'UNIL, permet de créer des documents vidéo compatibles avec tous les navigateurs actuels utilisant le HTML5 ou le Flash. Les documents produits sont donc aussi visibles sur iPhone, iPad et autres smartphones.

Voici un exemple du résultat obtenu prêt a être incorporé dans un site web:

http://hva.unil.ch/jobs/job-report-799.html
(Vous pouvez cliquer sur les boutons published pour découvrir les contenus et les syntaxes de publication)

La mise en place des contenus sur votre site web réclame la participation du webmaster de votre site ou/et d'Unicom. Vous pouvez aussi souhaiter diffuser les contenus sur YouTube UNILTV ou iTunesU (pour consulter tous les podcasts sans iTunes, utilisez l'adresse podcast.unil.ch).

Remarque: Il est nécessaire de bien informer les participants et orateurs que le colloque fait l'objet d'une captation qui sera diffusée dans le cadre des sites web de l'UNIL et/ou de Youtube (UNILTV) et iTunesU. Ces canaux de diffusion vidéo ne sont pas concurrents mais au contraire complémentaires et peuvent faire l'objet de liens avec les blogs spécialisés, ou plus largement les réseaux sociaux, tels Facebook, Twitter, et autres.