| Comment procéder
| Quelques règles à respecter
| Gestion de l'espace Associations
| J'organise un apéritif, une pause-café, etc
C’est avec plaisir que l’Université de Lausanne accueille vos manifestations. Bien entendu, la priorité étant donnée à l’enseignement, quelques règles doivent être observées en matière d’organisation ; le calendrier académique ainsi que les Directives relatives à la mise à disposition et à l’organisation de réceptions au sein des infrastructures de l’UNIL vous donneront de plus amples renseignements à ce sujet.
» Calendrier académique
» Directives UNIL (5.1 et 5.2)
Selon la nature de l’événement, celui-ci pourra être organisé dans une salle mais également dans l’un des nombreux halls que compte l’UNIL, voire à l’extérieur d’un bâtiment. Ces cas nécessitent une demande de réservation de surfaces, à nous communiquer par courriel ; dans certains cas, nous vous demanderons de nous fournir un plan d’implantation de vos éventuels stands, afin de visualiser vos besoins de manière précise. De plus, vos exigences techniques et logistiques doivent également nous être préalablement communiqués afin que nous puissions tout mettre en œuvre pour vous répondre favorablement.
Afin de répondre au mieux à vos attentes, nous vous prions de nous transmettre votre demande par courriel, au plus tard un mois avant la date prévue de la manifestation (6 mois à un an pour les événements de grande envergure de par un nombre important de participant·e·s, la présence d’une personnalité, etc.).
La livraison de matériel d’exposition ainsi que le montage et le démontage de celui-ci doivent être coordonnés en amont de la manifestation. Le cas échéant, un plan d’implantation pourra être réalisé, sur demande, par Unibat.
En cas de mise en place/démontage nécessitant de charger/décharger des véhicules, une demande de stationnement provisoire devra nous être adressée. Nous vous rendons attentifs au fait que, une fois ces opérations terminées, les véhicules devront être déplacés dans l’un des parkings dont dispose l’UNIL.
Au terme de la manifestation, les locaux, espaces d’exposition et installations utilisés devront être remis en bon état de marche et de propreté. Le nettoyage général est assumé par l’UNIL, toutefois les frais occasionnés par un nettoyage exceptionnel ainsi que le remplacement de matériel endommagé seront facturés à l’exposant.
Nous gérons la gestion de l’espace Associations de l’Anthropole, notamment via l’attribution des casiers et des boîtes aux lettres. AEGS tient également à jour les listes des membres des différentes associations reconnues par le Secrétariat général, en collaboration avec le Centre informatique (CI).
Vous organisez une réception et souhaitez l’agrémenter d’un repas ou d’un en-cas ? L’UNIL vous permet d’organiser cela librement et par vos propres moyens, en veillant toutefois à respecter la Directive 5.2 et à nous en informer afin que nous puissions vous fournir toute l’assistance nécessaire au bon déroulement de votre manifestation.
Vous pouvez également faire appel à un restaurateur parmi ceux présents sur le campus. Le recours à tout autre prestataire de la restauration (boulangerie, service de livraison, etc...) est proscrit.
Par ailleurs, concernant les évènements sur le site des sports, il a été décidé de procéder ainsi : Une demande peut être faite à Mme Kanah pour une prestation traiteur, mais l’organisateur doit clairement lui demander une réponse dans les 3 jours au-delà desquels, sans nouvelle de sa part, l’organisateur doit s’adresser à Artigus.
