Prestations offertes aux associations universitaires

Locaux | Espace Associations | Informatique | Participation à des événements de promotion des activités associatives | Utilisation du logo UNIL | Subventions
 

Locaux

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/!\ Covid-19 : les conditions d'organisation d'un événement sont disponibles sur le site www.unil.ch/coronavirus > à savoir

Locaux

La mise à disposition de locaux de l'UNIL pour des activités organisées par des associations universitaires (conférences, stands, projections, spectacles, etc.) est soumise à la Directive 5.1 "Mise à disposition d'infrastructures de l'UNIL pour des activités organisées par des entités tierces" et à la Directive 5.2 "Organisation de réceptions dans les locaux de l'Université".

Pour l'organisation d'événements importants (p. ex. un festival, un événement sur plusieurs jours, accueil de partenaires externes à l'UNIL, etc.), l'accord de principe de la Direction est nécessaire avant de procéder à la réservation selon la procédure ci-dessous. Pour ceci, adresser un e-mail à associations@unil.ch.

Réservation et délais

Contact pour la réservation des locaux: Groupe Accueil, Evénements et Gestion des Salles gestiondessalles@unil.ch, tél 021 692 26 09/10.

  • Pour une petite manifestation (moins de 100 personnes) la réservation doit être effectuée au minimum 10 jours avant la date de l'événement.
  • Pour un événement de plus de 100 personnes, l'association est tenue d'effectuer la réservation au minimum 30 jours avant la manifestation.

Lors de la réservation, les informations suivantes doivent être transmises:

  • le sujet de la manifestation
  • la ou les association·s organisatrice·s
  • le nombre de participant·e·s
  • le nom du·des conférencier·ère·s (interne·s ou externe·s à l'UNIL)
  • le public ciblé:
    • membres de l'association uniquement
    • communauté UNIL élargie
    • tout public

Toute réservation est soumise à des considérations liées à la sécurité, la disponibilité et la compatibilité des locaux.

Assistance technique

Du lundi au vendredi de 8h00 à 17h00, l'UNIL assure l'assistance technique aux utilisateur·trice·s sur appel téléphonique. En dehors de ces heures l'Université fera intervenir des technicien·ne·s indépendant·e·s (CHF 80.- par heure + déplacements), selon les informations disponibles à la page Assistance auditoires.

Espace Associations

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Cinq locaux de type bureau (de 6-12 places) et une salle de réunion (10 places) sont mis à disposition, sur réservation, pour la tenue des réunions de comité ou de travail des associations universitaires qui ne bénéficient pas d'un local fixe. S'y ajoutent des armoires pour le rangement de la documentation et des boîtes aux lettres.

Une association universitaire peut s'inscrire auprès du Groupe Accueil, Evénements et Gestion des Salles de l'UNIL (adresse email: espaceassociations@unil.ch ou tél. 021 692 26 09/10) pour accéder au dispositif de réservation de ces locaux, selon des modalités définies.

Les associations universitaires qui bénéficient d'un local fixe peuvent également réserver (avec préséance donnée aux autres associations) une salle de réunion dans le cas où leur bureau ne s'avèrerait pas approprié pour réunir une dizaine de personnes.

Un  règlement et des  règles d'usage de l'Espace Associations sont affichés et doivent être respectés.

Informatique

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Hébergement web et mail

Les associations universitaires qui ont déposé leurs statuts peuvent bénéficier d'un hébergement informatique de leur site web assuré par les services du Centre informatique de l'UNIL, ainsi que d'une adresse de messagerie électronique.

Pour les associations universitaires représentatives :

  • Nom de domaine: www.unil.ch/nomdassociation
  • Adresse de messagerie électronique: nomdassociation@unil.ch

Pour les associations universitaires non-représentatives :

  • Nom de domaine: www.asso-unil.ch/nomdassociation
  • Adresse de messagerie électronique: nomdassociation@asso-unil.ch

Pour demander un hébergement web et une adresse électronique : helpdesk@unil.ch

Référencement sur la page unil.ch/associations

Les associations universitaires qui ont déposé leurs statuts auprès de la Direction apparaissent par défaut dans la liste des associations publiée sur ce site. Elles ont la possibilité d'y publier un texte de présentation, en envoyant à associations@unil.ch les informations suivantes :

  • Bref descriptif de l'association
  • Site web et réseaux sociaux
  • Logo
  • Adresse et contact

Participation à des événements de promotion des activités associatives

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Journée d'accueil des nouveaux·elles étudiant·e·s

Les associations universitaires ayant déposé leurs statuts ont la possibilité de tenir un stand de présentation lors de la Journée d'accueil des nouveaux·elles étudiant·e·s, organisée à la rentrée de septembre par le Service d'orientation et carrières (SOC).

La participation est toutefois soumise à conditions. Veuillez vous référer aux informations et à la Charte disponibles sur le site du SOC. Nous vous rappelons également l'importance de relever régulièrement l'adresse e-mail de contact de votre association, et de nous informer si celle-ci venait à changer. Le SOC pourra ainsi être en mesure de vous convier à la Journée.

Contact : orientation@unil.ch ou +41 21 692 21 30

Point.Virgule

La rentrée étudiante est l’occasion pour le campus de dévoiler ses offres culturelles à la communauté universitaire. Dans ce cadre, la FAE, Fédérond et le Service Culture et Médiation scientifique de l'UNIL organisent une soirée dédiée aux associations et à celles et ceux qui ont envie de participer à la vie culturelle et associative du campus.

Contact : culture@unil.ch

Utilisation du logo UNIL

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En tant qu'entités tierces, les associations universitaires ne peuvent pas appliquer le logo de l'UNIL sur leurs supports de communication, sinon dans les circonstances particulières d’un partenariat institutionnel formellement établi avec une unité de l’UNIL ou sa Direction. En cas de doute, vous pouvez vous adresser au Secrétariat général (associations@unil.ch).

Pour plus d'informations: Logo et identité graphique UNIL

Subventions

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Le dépôt des statuts auprès de la Direction ne confère pas le droit à une subvention de la part de l'Université.

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