Blocage - fermeture

Blocage d'un accès  -> les services, les applications ne peuvent plus être utilisées ou accédées

Fermeture d'un accès -> les données personnelles sont détruites

Pour les étudiants, le blocage des accès est automatique; il est effectué 6 mois après la date d'exmatriculation. Pour les membres du personnel, ce blocage a lieu 6 mois après la fin du contrat de travail.

Pour toutes les autres personnes, les règles de blocage sont indiquées sur la page décrivant l'unité informatique à laquelle est associée le compte informatique, voir les règles de gestion détaillées des comptes informatiques.

Chacun doit prendre les mesures adéquates pour définir une autre adresse email privée avant le blocage. Il n'est pas accordé de prolongation pour le motif de correspondance email active avec l'email UNIL, quel qu'en soit la teneur (recherche d'emploi, collaboration scientifique, email inscrit sur des publications, ...).

Les personnes, bénéficiant du délai de 6 mois avant le blocage, sont averties par un message email 1 mois avant le blocage.

Signification du blocage

Le blocage d'un accès implique que l'utilisateur ne peut plus accéder aux services correspondant à l'accès. Cependant, les données personnelles, par exemple les messages éléctroniques dans la boîte ou les documents stocké sur docunil ne sont pas détruits.

Pour l'accès aux applications administratives et l'accès au service de calcul, le blocage implique que l'utilisateur ne peut plus se connecter aux services correspondants. Pour l'accès de base et la boîte e-mail voir ci-dessous.

Blocage de l'accès de base, identification sur les sytèmes de l'UNIL
Le blocage de l'accès de base implique que l'utilisateur ne peut plus se connecter aux sites sur lesquelles il doit fournir son nom d'utilisateur et son mot de passe, en particulier:

• Le site my.unil.ch;
• Les autres sites de l'UNIL: moodle, webdoc, ...
• Les systèmes Windows;
• Les serveurs de fichiers Macintosh et Windows;
• Le WiFi;
• Le VPN crypto;
• Tous les sites protégés par SWITCHaai.

Blocage de la boîte e-mail UNIL

• L'adresse email UNIL devient invalide;
• La boîte aux lettres est inaccessible;
• Les messages déjà contenus dans la boîte ne sont pas détruits;
• Si l'utilisateur a fourni une adresse email externe et qu'elle a été enregistrée dans le système informatique de l'UNIL, alors cette adresse email externe devient celle qui est utilisée pour les communications de l'Université.

Adresse email ALUMNIL

Si l'utilisateur est diplômé de l'UNIL (Bachelor - Master ou Doctorat) et membre du Réseau ALUMNIL, il bénéficie - grâce au Portail ALUMNIL - d'une adresse de redirection (prénom.nom@alumnil.unil.ch). Ainsi tous les messages envoyés à cette adresse seront redirigés sur l'adresse électronique privée qu'il aura renseignée dans son profil sur le portail. Pour en savoir plus:  https://wp.unil.ch/alumnil/portail-faq/

Tous les accès sont fermés une année après le blocage.

Signification de la fermeture

La fermeture d'un accès signifie la destruction définitive des données personnelles associées à cet accès. Les données personnelles ne sont pas archivées; il est donc impossible de les récupérer après la fermeture.

Dans le cas des applications administratives (Intranet et SAP), la femeture de l'accès n'implique aucune destruction de données. Il n'y a pas de données personnelles dans ces systèmes.

Fermeture de l'accès de base (Identification sur les systèmes de l'UNIL)
Attention, pour de nombreux services, il faut se renseigner auprès des responsables pour  savoir quand sont détruits les donnnées personnelles. Il faut prendre garde en particulier aux services suivants:

• Les serveurs de fichiers décentralisés (Macintosh ou Windows);
• Les applications liées à l'enseignement (moodle, ...);
• les applications protégées pas SWITCHaai où des données personnelles ont été stockées.

Fermeture de la boîte email UNIL
Cela implique la destruction définitive des données personnelles stockées dans le compte Exchange:

• Les messages email (de tous les doissiers) ;
• Le(s) calendrier(s);
• Les tâches;
• Les notes;
• Les contacts.

Fermeture de l'accès au service de calcul (HPC)
Cela implique la destruction définitive des données personnelles stockées sur tous les systèmes de stockage du service de calcul.

Il peut arriver qu'un accès soit re-ouvert après avoir été bloqué ou même fermé. Cela arrive lorsque une personne revient à l'UNIL après une période d'abscence par exemple. Il arrive également que dans certains cas le Centre informatique n'obtient pas à temps les informations nécessaires pour prolonger un accès; il est alors bloqué, puis re-ouvert lorsque nous avons les informations.

Nom d'utilisateur
Il ne change jamais. C'est toujours le même qui est attribué à l'utilisateur même après plusieurs années.

Mot de passe
Si tous les accès sont fermés ou bloqués, un nouveau mot de passe est généré. Il est envoyé par courrier postal à l'utilisateur le jour ouvrable suivant le jour de la ré-ouverture.

Activation de l'accès
Dans tous les cas, le compte doit être activé en acceptant la charte informatique.

Adresse email UNIL
La même adresse email sera attribuée à l'utilisateur.

Données personnelles
Si l'accès n'a pas été fermé, mais seulement bloqué, l'utilisateur retrouvera ses données personnelles.